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Les cabinets peuvent retenir les talents avec des logiciels d’audit avancés.

Les cabinets peuvent retenir les talents avec des logiciels d'audit avancés.

 

Les collaborateurs veulent utiliser les dernières technologies

La diminution du vivier de talents dans les domaines de l’audit et de la comptabilité est une problématique pressante depuis plusieurs années. Les départs à la retraite des professionnels expérimentés et la tendance des jeunes à se tourner vers d’autres carrières ont créé un écart notable – et urgent – entre l’offre et la demande dans ce secteur.

Ce besoin d’une nouvelle génération de professionnels de la comptabilité coïncide avec une évolution des attentes les concernant. De plus en plus, les collaborateurs doivent avoir, au minimum, une compréhension de base de l’analyse de données et des technologies comptables émergentes. Dans un environnement réglementaire de plus en plus strict, les auditeurs et les comptables agissent en tant que partenaires stratégiques pour leurs clients, qui comptent fortement sur leur expertise pour garantir leur conformité.

Les cabinets peuvent rester compétitifs en recrutant et en fidélisant les meilleurs talents – ce qu’ils peuvent faire en offrant un environnement de travail conforme aux attentes des jeunes professionnels. La technologie joue un rôle essentiel dans ce processus : les dernières innovations facilitent l’accès à l’information et la collaboration sur les missions. Elle soutient également les environnements de travail hybrides et décentralisés.

Pourquoi les métiers de l’audit et de la comptabilité font face à une pénurie de talents ?

Le rapport State of Accounting Firms Trends 2024 de Caseware révèle que 88 % des cabinets considèrent l’attraction et la fidélisation des talents comme une préoccupation majeure. Moins de personnes entrent dans la profession au moment où de nombreux professionnels chevronnés quittent le marché du travail.

Cette pénurie intervient alors que la demande pour des solutions d’audit et de comptabilité plus sophistiquées est en hausse. Les clients s’attendent à ce que leurs cabinets leur fournissent des analyses plus poussées, fondées sur une compréhension approfondie du marché.

Les auditeurs ressentent également cette pression. Les exigences réglementaires croissantes des autorités gouvernementales et sectorielles obligent les entreprises à compter sur eux pour rester en conformité.

La pénurie de talents a des causes complexes : manque d’intérêt pour le secteur, préoccupations autour de l’équilibre vie pro/vie perso, et concurrence accrue d’autres industries. Pourtant, des solutions existent pour rester compétitif – à commencer par l’adoption de technologies qui répondent aux attentes des nouvelles recrues : flexibilité et développement de compétences avancées.

Les compétences requises des auditeurs et comptables modernes

Les comptables et les auditeurs doivent comprendre les causes derrière les chiffres pour pouvoir prendre des décisions éclairées et stratégiques. Ils doivent également avoir une bonne maîtrise de l’environnement réglementaire afin de mieux servir leurs clients.

Aujourd’hui, les métiers de l’audit et de la comptabilité s’appuient sur plusieurs disciplines – analyse de données, cybersécurité, intelligence artificielle – et les équipes doivent être prêtes à apprendre de nouvelles compétences et relever de nouveaux défis.

Par ailleurs, les recruteurs doivent aussi rechercher des compétences humaines essentielles : savoir collaborer, communiquer, et bien gérer les projets. La capacité à bien interagir avec les clients et en interne est cruciale : même la meilleure analyse financière perd tout intérêt si elle n’est pas compréhensible.

Il ne fait aucun doute qu’il existe un vivier de jeunes professionnels talentueux, capables de s’adapter et d’exceller dans ce nouvel environnement. La question est donc : comment les cabinets peuvent-ils attirer ces profils ? Une partie de la réponse réside dans l’adoption de technologies de pointe.

Le rôle de la technologie dans l’attraction et la fidélisation des talents

Prenons un exemple concret : votre logiciel de gestion des missions. Cette technologie rend le travail plus fluide, diminue les tâches fastidieuses et limite les risques d’erreur. Elle permet aussi à votre équipe de mieux exploiter ses compétences analytiques dans le traitement des dossiers clients.

Les logiciels modernes de gestion des missions et autres technologies avancées aident à attirer et retenir les meilleurs talents. Voici quelques fonctionnalités essentielles que votre écosystème technologique devrait offrir :

Intelligence artificielle intégrée

L’IA est en passe de révolutionner la comptabilité et l’audit. Les dernières solutions intègrent des fonctionnalités IA permettant de travailler plus efficacement. Par exemple, un assistant numérique alimenté par l’IA peut :

  • Résumer des PDF volumineux,
  • Répondre à des questions pratiques,
  • Fournir des informations ciblées instantanément,
  • Extraire des données clés ou accéder aux normes professionnelles.

Ces outils peuvent être conçus pour respecter les exigences strictes de confidentialité des données.

Automatisation et intégration

L’automatisation, en complément de l’IA, réduit les tâches répétitives. Par exemple :

  • Les états financiers se remplissent automatiquement à partir de la balance de vérification,
  • Les seuils de signification sont calculés automatiquement,
  • Les anomalies sont détectées sans intervention manuelle.

Cela libère du temps à l’équipe et réduit les risques d’erreur.

Solutions cloud pour un travail flexible

La flexibilité est devenue une exigence. Les professionnels s’attendent à pouvoir travailler à distance, au moins partiellement. Les logiciels de mission doivent soutenir la philosophie du travail à distance. Les solutions basées sur le cloud permettent un accès complet quel que soit l’endroit, ce qui permet aux nouveaux talents à la recherche d’un environnement de travail idéal.
Les technologies basées sur le cloud permettent cela, tout en favorisant la collaboration en temps réel, sans avoir à verrouiller ou déverrouiller des fichiers.

Les solutions basées sur le cloud permettent aux équipes de collaborer plus efficacement. Il n’est pas nécessaire d’extraire des documents ou d’attendre qu’un collègue réintègre un fichier. Plusieurs membres de l’équipe peuvent travailler ensemble sur des documents en temps réel. La collaboration avec les clients est également plus simple dans le cloud. Les entreprises peuvent ingérer directement les données des clients dans leur solution de mission ce qui réduit la saisie et la manipulation manuelles des données.

Intelligence intégrée et méthodologies guidées

Des technologies avancées peuvent orienter l’équipe tout au long du processus d’audit, en posant des questions personnalisées selon le profil de risque du client. Cela permet de conserver la rigueur tout en simplifiant le processus et en réduisant les tâches manuels.

Rester compétitif avec Caseware

L’adoption de technologies avancées en audit et comptabilité permet non seulement d’attirer des talents, mais aussi d’assurer la pérennité de votre cabinet. Caseware a développé une plateforme cloud complète, la Caseware Platform, qui transforme l’expérience de l’audit grâce à des méthodologies avancées, du contenu sectoriel et une technologie de pointe.

Les solutions Caseware, telles que la suite Audit France Cloud, proposent les fonctionnalités que recherchent les professionnels. Cette suite offre des outils puissants et une valeur ajoutée aux clients grâce à une bibliothèque de méthodologies conformes aux normes, des contenus sectoriels, des outils et des personnalisations – le tout sur une plateforme unique.

« Vous voulez que la jeune génération rejoigne votre cabinet – elle veut voir que vous avez des technologies modernes. C’est un grand changement que Caseware apporte à la profession », déclare Amber Mehta, associée chez KNAV CPA LLP, un cabinet d’expertise comptable international présent dans sept pays.

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Cinq points essentiels à prendre en compte pour une solution d’audit à l’épreuve du temps

Découvrez les caractéristiques dont vous avez besoin dans une solution d’audit moderne.

Synopsis

Avec la transformation rapide de la profession d’auditeur et de comptable, les clients attendent de leurs auditeurs qu’ils leur fournissent des informations plus approfondies. Dans le même temps, les réglementations deviennent de plus en plus complexes et les entreprises luttent pour attirer et retenir des talents qualifiés.

Pour prospérer, les entreprises doivent changer la façon dont elles mènent leurs missions d’audit. L’intégration d’une solution de mission moderne est une étape essentielle pour renforcer les relations avec les clients, se tenir au courant des nouvelles réglementations et créer un environnement stimulant pour les employés. Le nouvel eBook de Caseware, Five Essential Considerations for a Future-Proof Audit Solution, explique comment vous pouvez transformer vos missions et rester compétitif.

Téléchargez cet eBook gratuit pour en savoir plus :

  • l’importance d’une méthodologie guidée
  • les avantages d’une pile technologique unifiée
  • comment l’automatisation et l’IA peuvent améliorer l’audit
  • quelles sont les fonctionnalités de sécurité dont votre solution de mission a besoin
  • ce qu’il faut rechercher chez un partenaire de solution

Découvrez les caractéristiques que vous devez avoir dans une plateforme d’audit moderne qui rationalise vos missions, tout en améliorant la qualité de l’audit.

Obtenez l’eBook : Téléchargez votre exemplaire dès maintenant.

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Le Pouvoir du Prompt : Comment l’IA Générative Transforme l’Audit et la Comptabilité

Le Pouvoir du Prompt : Comment l'IA Générative Transforme l'Audit et la Comptabilité

 

Une méthodologie de rédaction de prompts aide à générer de meilleures réponses de l’IA

Équipe de Caseware
13 décembre 2024
5 min de lecture

Les outils d’IA générative, comme l’assistant numérique AiDA de Caseware, peuvent rendre les comptables et les auditeurs plus efficaces en réduisant la quantité de travail répétitif qu’ils doivent effectuer. Cependant, la qualité de la réponse d’une IA dépend de la qualité de la question posée. Si vous voulez une réponse précise et utile, il vous faut rédiger vos commandes d’IA avec soin.

Un guide pour créer des commandes efficaces : La méthode STAR

Suivre une méthodologie de rédaction de prompts est une étape importante pour générer de meilleures réponses de l’IA. Une méthodologie de rédaction est une approche structurée utilisée pour élaborer des prommpts clairs et précis. Vous définissez le contexte de votre requête, indiquez la tâche que l’IA doit accomplir, spécifiez le format de la sortie souhaitée et, une fois la réponse reçue, vous affinez votre commande pour obtenir exactement ce que vous voulez.

Une approche populaire d’ingénierie des commandes est la méthodologie STAR. STAR signifie :

  • Situation – Définissez le contexte de votre commande en décrivant le scénario d’audit que vous souhaitez que l’IA aborde. Par exemple, vous pouvez dire à l’IA votre rôle précis, votre objectif et les normes comptables que vous devez suivre. Vous pouvez également préciser le secteur d’activité de votre client ou toute information qui permet de contextualiser la demande
  • Tâche – Définissez clairement ce que vous voulez que l’IA fasse pour vous.
  • Apparence – Dites à l’IA ce que vous souhaitez que le résultat ressemble. Vous pouvez demander un ton spécifique, la longueur de la réponse ou un format particulier, comme un tableau ou un graphique.
  • Raffinement – Affinez votre commande initiale autant de fois que nécessaire pour obtenir une réponse qui répond exactement à vos besoins.
 

Situation

Le contexte situationnel aide à minimiser le risque d’une réponse incorrecte en réduisant l’ambiguïté. Le contexte donne à votre modèle de langage une référence qui lui permet de produire des réponses plus pertinentes.

Tâche

La tâche est la partie avec laquelle la plupart des utilisateurs d’IA sont familiers. C’est ce que vous demandez à l’IA de faire. Plus vous fournissez de détails, meilleure sera la réponse. Vous pouvez également spécifier les bases de connaissances que vous souhaitez que l’IA utilise pendant la phase de tâche.

Une nouvelle approche de l’IA générative, appelée Retrieval Augmented Generation (RAG), associe l’IA à des sources de données fiables et de haute qualité, permettant à l’IA de puiser dans des bases de connaissances autorisées et sélectionnées, plutôt que de se contenter de son modèle de langage pour obtenir des informations. Le RAG de votre cabinet pourrait inclure vos meilleurs documents méthodologiques et vos mémos de référence, créant ainsi un modèle spécifique à votre cabinet qui produit des réponses cohérentes et vous offre un avantage concurrentiel.

Apparence

Lors de la création de votre commande, vous devez spécifier l’apparence que vous souhaitez que la réponse de l’IA prenne. Certaines questions à vous poser peuvent inclure :

  • Avez-vous besoin d’un nombre de mots spécifique ?
  • Souhaitez-vous une liste de vérification ?
  • Voulez-vous un résultat sous forme de tableau ?
  • Voulez-vous que la réponse soit dans un ordre particulier, afin qu’elle corresponde parfaitement à une liste de contrôle longue ?

Plus vous contrôlez la sortie en termes spécifiques, plus vous obtiendrez d’efficacité.

Savoir d’où proviennent les réponses de votre IA est essentiel pour la vérification des faits. Malgré les progrès technologiques, la vérification manuelle des faits est nécessaire pour garantir que vous présentez des informations fiables.

Il existe plusieurs façons de vérifier cela. Tout d’abord, vous pouvez demander à votre IA de fournir des citations. Dans Caseware AiDA, si vous posez des questions sur un document PDF affiché, vous obtiendrez des références de notes de bas de page cliquables qui vous dirigeront directement vers la source mise en évidence dans le document. Cette fonctionnalité rend la vérification des faits beaucoup plus rapide et précise.

Une autre manière de vérifier vos sources consiste à dire à votre IA quelle base de connaissances vous souhaitez qu’elle utilise et à lui fournir des liens vers ces sources. Ainsi, vous pouvez facilement vérifier les informations en cliquant sur les liens.

Vous pouvez également renforcer la transparence des réponses de votre IA grâce au « raisonnement en chaîne de pensées » (Chain of Thought Reasoning). Cela correspond à demander à votre IA de documenter chaque étape qu’elle effectue pour générer une réponse. Vous pouvez poser une question à l’IA comme vous le feriez normalement, puis ajouter l’instruction « Expliquez votre raisonnement étape par étape ». Découper un problème complexe en une série d’étapes intermédiaires permet à l’IA de raisonner de manière séquentielle à chaque étape.

Raffiner

L’affinement de la réponse d’une IA implique de l’examiner pour en vérifier l’exactitude et la clarté, puis de la modifier si nécessaire. Cela peut inclure la réduction ou l’extension d’une réponse, ainsi que l’édition du texte.

Quelques points clés à considérer lors de l’affinement de votre réponse incluent :

  • Clarté – Assurez-vous que la réponse de l’IA est formulée dans un langage simple et sans ambiguïté. Le jargon ou les termes complexes pourraient troubler votre auditoire.
  • Pertinence par rapport à la tâche – Votre commande affinée doit être directement liée à votre tâche et à ses objectifs. Supprimez toute instruction qui n’apporte pas à votre but.
  • Complétude et précision – Lorsque vous affinez votre commande, assurez-vous qu’elle est complète et précise. La commande affinée doit également inclure les éventuelles précautions ou considérations nécessaires.
  • Affinement itératif – Vous n’obtiendrez que rarement la réponse exacte que vous souhaitez dès votre premier prompt. Vous pouvez commencer avec un prompt provisoire, puis le revoir et le réviser plusieurs fois pour l’améliorer. Demander un retour de vos collègues peut vous aider à identifier les éléments manquants dans la réponse de l’IA.
 

Construire une bibliothèque de prompts pour la cohérence et la qualité

Certains prompts peuvent être longs et contenir des tâches qui peuvent être appliquées à d’autres prompts liés à vos besoins. C’est pourquoi une bibliothèque de prompts avec toutes vos prompts types peut être une ressource extrêmement utile pour votre équipe. En regroupant des prompts rédigés par des experts en un seul endroit, vos collaborateurs pourront utiliser des prompts de meilleure qualité pour accomplir des tâches spécifiques de manière cohérente.

Les bibliothèques de prompts sont particulièrement bénéfiques pour les collaborateurs juniors, qui peuvent les utiliser pour analyser des documents complexes plus précisément et éviter les erreurs courantes, comme l’oubli de clauses contractuelles essentielles.

Conclusion

En adoptant ces pratiques de rédaction de prompts, les cabinets peuvent utiliser l’IA de manière plus efficace, améliorant ainsi la productivité et la précision. N’oubliez pas que l’IA est une assistance au métier et non un remplacement. Les codes d’éthique exigent des professionnels qu’ils prennent la responsabilité de la production d’une IA. Appliquez toujours votre scepticisme/jugement professionnel aux réponses de l’IA pour vous assurer d’obtenir un résultat précis.

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Ce qu’il faut savoir sur l’intelligence artificielle dans les métiers du chiffre

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Ce qu’il faut savoir sur l’intelligence artificielle dans les métiers du chiffre.

Comprendre les avantages et les limites de l’IA dans les métiers du chiffre.

L’intelligence artificielle (IA) a longtemps été le domaine des films et de la littérature de science-fiction. Cependant, à mesure que la technologie a progressé, la possibilité que l’IA devienne une partie intégrante de notre vie quotidienne devient rapidement une réalité.

En tant que professionnel du chiffre, vous vous posez peut-être de nombreuses questions sur l’impact de l’IA sur votre pratique. Allez-vous devoir modifier vos activités quotidiennes ? Les robots ou les machines rendront-ils votre rôle obsolète ? Existe-t-il des moyens d’utiliser l’IA à votre avantage ? Avant de répondre à ces questions, il est important de comprendre ce qu’est l’IA.

Qu’est-ce que l’IA ?
L’intelligence artificielle est intégrée dans les ordinateurs ou les robots de manière artificielle, contrairement à l’intellect humain qui est naturellement inscrit en nous et favorisé par les humains. Ces machines non humaines peuvent comprendre, analyser et interpréter des données grâce à l’inclusion de l’IA.

Les applications de l’intelligence artificielle utilisent l’apprentissage automatique pour créer des algorithmes qui deviennent de plus en plus « intelligents » à mesure que vous les utilisez. L’IA, en essence, trouve des motifs dans les données pour évoluer de manière à surpasser l’intelligence humaine.

Les récentes avancées de l’IA
L’un des développements les plus marquants de la technologie de l’IA est le « Chat generative pre-trained transformer » (Chat GPT). Chat GPT est un exemple de technologie de chatbot. Les développeurs ont conçu cette technologie pour comprendre le langage humain et fournir des réponses intelligentes afin de favoriser un échange de communication artificiel mais réussi.

Bien que Chat GPT soit un outil utile pour les comptables et auditeurs  qui ont besoin d’aide pour générer du texte pour des messages ou des modèles de lettres, il existe des limites à son utilisation. Chat GPT nécessite une quantité massive de données pour maintenir l’exactitude, ce qui prend du temps à accumuler. De plus, les organisations de conformité n’ont pas
encore complètement régulé les directives de confidentialité et de consentement pour la sortie des chatbots, créant une zone grise juridique que de nombreux professionnels devraient éviter avec prudence.

D’autres exemples courants des récentes avancées de l’IA incluent les suggestions générées par les moteurs de recherche Internet, les recommandations fournies par des plateformes telles que les services d’achat et de streaming, et les interactions à double sens avec des assistants virtuels comme Siri et Alexa.

Comment l’IA peut-elle être utilisée par les professionnels du chiffre?

Les capacités de la technologie de l’IA en font un ajout idéal à l’arsenal de tout professionnel. Cependant, il est essentiel de comprendre que l’IA peut augmenter, mais ne remplace pas, le travail humain. Une pratique réussie apprendra à utiliser la technologie tout en reconnaissant et en mettant en œuvre l’élément humain lorsque cela est nécessaire.

L’IA permet notamment aux professionnels de passer moins de temps sur des tâches répétitives, d’augmenter l’efficacité et de fournir plus de produits de valeur. Cependant, pour tirer pleinement parti de tout ce que l’intelligence artificielle offre, vous devez d’abord en apprendre davantage sur ses utilisations. Les principales façons dont vous pouvez utiliser les outils d’IA comprennent :

  • Saisie et gestion des données : L’IA peut limiter les tâches répétitives et chronophages liées à la saisie et à la gestion des informations dans un entrepôt de données.
  • Rapprochement financier : Pour trop de cabinets, le processus de rapprochement est maladroit, inefficace et sujet à des erreurs et à un double travail. Avec l’automatisation des audits, l’IA peut rationaliser le rapprochement financier en réduisant le personnel et les heures nécessaires pour accomplir cette fonction essentielle.
  • Analyse des données : Le traitement de gros volumes de données et ‘écritures peut être accompli rapidement et avec précision. L’IA vous permet d’éliminer virtuellement les erreurs humaines, de garantir la rapidité et de créer des produits professionnels essentiels pour votre pratique.
  • Génération de rapports : L’efficacité de l’IA dans le tri, le classement, l’extraction et l’organisation des données la rend inestimable pour générer rapidement et avec précision des rapports personnalisés. Ces rapports peuvent être utilisés dans les communications avec les clients, en interne pour les revues et évaluations de performance, ou pour identifier des tendances ou des motifs nécessitant une action.

Qu’est-ce qui rend l’IA efficace ?
La caractéristique d’une IA efficace est qu’elle travaille toujours pour vous. L’objectif est de fournir un cadre structuré et constant tout en évoluant continuellement.

Pour favoriser une collaboration saine, votre IA doit faciliter la connectivité facile entre les départements et les applications, quelle que soit la localisation de vos membres d’équipe. Un environnement basé sur le cloud assure un accès rapide aux indicateurs clés qui impactent leur travail, tandis que l’automatisation des flux de travail permet de garder tout le monde sur la bonne voie et de travailler vers le même objectif.

La sécurité est primordiale pour toute pratique comptable, et vous pouvez utiliser l’IA pour protéger les données de vos clients dans un environnement unique et convivial qui favorise une communication accessible et efficace.

Comment l’IA est-elle appliquée dans les pratiques actuelles ?
Parmi les exemples mentionnés ci-dessus, l’IA dans les métiers du chiffre offre une automatisation qui permet de fournir des résultats rapides, cohérents et précis.

L’IA doit être considérée comme une assistante pour les comptables et les auditeurs – et non un remplacement. Les outils d’IA comme Caseware AiDA, qui peuvent fournir des réponses contextuellement appropriées aux questions spécifiques à la profession, tout en évitant que les données sensibles des clients ne soient intégrées dans un modèle de langage étendu, peuvent faire gagner du temps aux experts-comptables et auditeurs sans compromettre leur jugement professionnel et leur scepticisme.

En matière de conformité et de sécurité, l’IA peut aider votre cabinet à respecter les directives réglementaires en constante évolution du secteur. De plus, l’IA peut identifier des motifs problématiques pointant vers des activités frauduleuses ou des erreurs importantes.

Enfin, et surtout, l’automatisation vous donnera plus de temps pour vous concentrer sur les stratégies qui développeront votre cabinet et votre clientèle en éliminant les tâches répétitives et chronophages. Vous pourrez enfin privilégier la prise de décisions qui propulsent les entreprises et la mettre au sommet de votre agenda.

Bien que le secteur commence à peine à observer les impacts de l’IA, les professionnels visionnaires adoptent déjà les avantages qu’elle peut apporter à leurs pratiques. Ceux qui l’adoptent élargissent déjà leurs offres, libèrent leur temps et fournissent à leurs clients un service plus rapide et plus précis.

 

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Comment l’analyse donne une image complète de l’audit

Comment l'analyse donne une image complète de l'audit

Comprendre les différents types d’analyses et la manière dont elles aident les auditeurs et les comptables.

 

 

Mike Martin

19 septembre 2023

8 min de lecture

 

Les comptables et les auditeurs contemporains ont accès à des montagnes de données. Ce volume croissant d’information provenant de diverses sources, appelé les mégadonnées, est trop important et complexe pour être géré par des méthodes traditionnelles comme les feuilles de calcul. 

Mais de nombreuses solutions d’analyse et de mégadonnées sont récemment apparues. Elles sont conçues pour donner aux entreprises et aux administrations des renseignements nouveaux et approfondis sur leurs finances, leurs procédés et leurs clients. Le cabinet d’études IDC prévoyait que les dépenses mondiales sur les solutions de mégadonnées et d’analyse atteindraient 215,7 milliards de dollars américains d’ici la fin de 2021, avec un taux de croissance annuelle composée de 12,8 % jusqu’en 2025.

L’analyse de données donne aux comptables et aux auditeurs une image plus complète des organisations en les autorisant à traiter toutes les transactions, plutôt qu’un simple échantillon, et à découvrir rapidement les divergences. 

De nombreux professionnels reconnaissent déjà les avantages des solutions d’analyse. Un sondage récent de l’Institute of Internal Auditors, une association de défense internationale de la profession, a demandé aux répondants comment ils dépenseraient une augmentation de budget imprévue. Le deuxième résultat, après l’embauche de personnel supplémentaire, était la technologie. De ceux qui ont choisi la technologie, 68 % ont dit qu’ils dépenseraient le budget dans un logiciel d’analyse de données.

De manière semblable, le rapport 2023 sur les tendances de l’état des cabinets comptables de Caseware a conclu que seulement 6 % des répondants affirmaient ne pas utiliser l’analyse dans leur cabinet. 70 % utilisent l’analyse régulièrement, et 42 % la décrivent comme faisant partie intégrale de leurs opérations.


L’analyse définie

L’analyse est l’étude de données brutes pour tirer des conclusions fondées sur cette information. En comptabilité, il existe quatre types d’analyses de base que les comptables et les auditeurs peuvent rencontrer :

  • Analyse descriptive : Il s’agit du type d’analyse utilisé le plus couramment dans la comptabilité et l’audit. Elle décrit ce qui se passe au moyen de la catégorisation et de la classification de l’information. Par exemple, les comptables rendent généralement compte des flux d’argent dans leurs organisations, en examinant les produits et les charges, les comptes des stocks et les taxes de vente perçues. Une analyse descriptive peut examiner la hausse des produits sur 12 mois, l’augmentation ou la diminution des stocks à disposition ou le chiffre d’affaires mensuel. L’analyse descriptive est importante pour les comptables, parce que la compilation et la vérification de quantités importantes de données sont essentielles pour une information financière précise.
  • Analyse diagnostique : Ce type d’analyse répond à la question de savoir pourquoi quelque chose s’est produit. L’analyse diagnostique surveille les changements dans les données. Par exemple, si l’entreprise a déclaré un chiffre d’affaires trimestriel plus élevé que prévu, les comptables peuvent examiner attentivement les données de vente pour découvrir si l’augmentation est due à des produits particuliers, à des services ou à des clients. L’analyse diagnostique est un élément clé pour élaborer des prévisions exactes fondées sur les données antérieures.
  • Analytique prédictive : Ce type d’analyse permet aux comptables et aux auditeurs de déterminer ce qu’il va se passer. Du point de vue du budget et de la planification, l’analyse prédictive est essentielle. Les comptables en ont besoin pour créer des prévisions exactes, qui leur permettront d’agir comme des conseillers de confiance auprès des chefs d’entreprises et des conseils d’administration. Par exemple, l’analyse prédictive peut être utilisée pour évaluer où les ressources d’une entreprise peuvent être utilisées de la manière la plus productive possible, en aidant le cabinet à améliorer les marges de profit.
  • Analyse prescriptive : Ce type d’analyse aide les organisations à déterminer ce qui doit se passer. Elle permet aux comptables et aux auditeurs de découvrir les meilleures options à disposition pour atteindre un résultat souhaité. Par exemple, une entreprise peut vouloir réduire les délais moyens de recouvrement de ses comptes clients. L’analyse prescriptive peut être utilisée pour examiner les données antérieures et déterminer les stratégies que l’entreprise peut mettre en œuvre pour que les clients payent plus rapidement.


Plus on a de données, plus les résultats sont précis

Les comptables et les auditeurs s’appuient traditionnellement sur les échantillons et les feuilles de calcul pour analyser des ensembles de données. L’échantillonnage permet aux comptables de tirer des conclusions, fondées sur des ensembles de données partiels, et de détecter les erreurs ou la fraude. Étant donné que l’échantillonnage traite des ensembles de données partiels et non complets, il permet de gagner du temps. 

Mais l’échantillonnage n’est pas idéal, parce qu’il examine seulement certaines des données à disposition. Les auditeurs et les comptables peuvent arriver à des conclusions inexactes, parce qu’ils n’ont pas examiné l’intégralité des données, ou ils peuvent manquer certaines divergences parce que des transactions n’étaient pas comprises dans un échantillon.

Les solutions d’analyse peuvent automatiser les processus et examiner des ensembles de données complets en beaucoup moins de temps qu’un auditeur ou un comptable examinerait les renseignements manuellement. Les organisations peuvent ainsi vérifier toutes leurs données provenant de multiples sources et toutes les transactions, dressant une image financière complète qui permet de faire des prévisions plus précises et de repérer toutes les exceptions.  

Les capacités d’intelligence artificielle (IA) et d’apprentissage machine (AM) comprises dans les solutions d’analyse de données peuvent également adapter les analyses de données afin d’offrir des résultats granulaires et de signaler les domaines préoccupants qui exigent un examen approfondi. 
Pour en savoir plus sur la manière dont l’analyse peut dynamiser l’efficacité de votre équipe tout en améliorant la qualité de son travail, téléchargez notre livre blanc, Votre guide pour l’utilisation d’un logiciel d’analyse en audit et en comptabilité.

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Les comptables jouent un rôle important dans les efforts ESG des organisations

Les comptables jouent un rôle important dans les efforts environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) des organisations

Les comptables peuvent offrir des services précieux alors que les critères ESG prennent de l’importance.

 

 

Personnel Caseware

15 août 2023

6 min de lecture

 

Comme le besoin de pratiques d’entreprise responsables se fait de plus en plus sentir, la comptabilité environnementale, sociale et de la gouvernance (ESG) offre un cadre pour aider les entreprises à suivre des principes éthiques et durables.

La comptabilité ESG se concentre souvent sur le rendement et la stratégie d’une entreprise plutôt que simplement sur les produits qu’elle génère. Elle examine les facteurs ESG pour mesurer la durabilité et la réussite à long terme de l’entreprise. Cela signifie qu’elle tient compte de facteurs comme le changement climatique, les pratiques de travail, les droits de la personne, la diversité de genre et l’éthique de l’entreprise.

L’objectif de la comptabilité ESG est de s’assurer que les entreprises sont financièrement responsables tout en tenant également compte de l’environnement et des communautés au sein desquels elles exercent leurs activités. Elle offre une vue globale de la manière dont les entreprises fonctionnent, qui peut servir à déterminer les risques et les occasions potentielles qui ne sont pas toujours visibles dans les états financiers traditionnels.

Pour les comptables, la comptabilité ESG est un outil essentiel pour aider les clients à comprendre l’incidence de leur entreprise sur la société. En comprenant ces incidences, les comptables peuvent offrir des conseils plus utiles à leurs clients et les aider à prendre des décisions éclairées.

 

Normes de comptabilité ESG

Un ensemble uniforme de normes permet de s’assurer que la comptabilité ESG est fiable et cohérente. Plusieurs organisations ont défini des normes pour la comptabilité ESG, comme l’International Sustainability Standards Board (ISSB), la Sustainability Accounting Standards Board (SASB) et la Global Reporting Initiative (GRI).

Récemment, l’International Auditing and Assurance Standard Board a publié une proposition de norme pour les rapports sur la durabilité, et l’ISSB a également publié ses normes de divulgation en matière de durabilité et de climat.

Bien que des normes internationales existent, certains pays et certaines régions peuvent avoir leurs propres normes ESG. Les comptables doivent prendre connaissance des normes de leur région et comprendre la manière dont elles s’appliquent à leurs clients comme à eux-mêmes.

Les principes comptables aident les entreprises à déclarer l’information non financière de manière compréhensible pour les parties prenantes, c’est-à-dire en mesurant le rendement d’une entreprise par rapport à ses objectifs de durabilité, comme la réduction des déchets ou l’efficacité énergétique.

 

Qu’est-ce que cela signifie pour la profession comptable ?

La comptabilité ESG devient de plus en plus cruciale pour la profession comptable. Les rapports ESG peuvent avoir une incidence sur le respect des obligations fiscales, mais ils peuvent aussi offrir aux entreprises des enseignements précieux sur leurs opérations. En offrant ces renseignements aux clients, les comptables peuvent les aider à prendre des décisions mieux éclairées et à élaborer des stratégies plus durables pour l’avenir.

Grâce à la comptabilité ESG, les comptables peuvent mieux comprendre les opérations de leurs clients et évaluer les risques qui peuvent menacer leur rendement financier. Ils peuvent ainsi leur offrir des conseils sur mesure et s’assurer que leurs clients atteignent leurs objectifs de rendement pertinents.

 

Incidence des états financiers

Alors que la comptabilité ESG se généralise, les états financiers deviennent de plus en plus détaillés et permettent de mieux comprendre le fonctionnement d’une entreprise dans ses opérations quotidiennes. Plutôt que de se borner à analyser la rentabilité et la croissance, les états financiers pourront comprendre des renseignements sur le rendement environnemental et social d’une entreprise.

La demande des investisseurs pour des renseignements relatifs aux facteurs ESG augmentera également, les entreprises doivent donc proposer des données exactes et complètes sur leur rendement. Ces données aident les investisseurs à comprendre les risques associés à leurs placements et à prendre des décisions plus éclairées.

La comptabilité ESG va au-delà du bilan pour dévoiler une image globale du rendement d’une entreprise et son incidence indirecte sur la société. Les sociétés ouvertes peuvent bénéficier d’une transparence accrue, tandis que les sociétés fermées peuvent se servir de la comptabilité ESG pour améliorer le rendement en matière de durabilité.

 

Les effets des matériaux

Toutes les entreprises utilisent des matériaux, quelle que soit leur taille. La manière dont ces matériaux sont fournis, utilisés et éliminés peut avoir une incidence importante sur l’environnement. La demande de transparence des entreprises au sujet des matériaux qu’elles utilisent augmente, et la comptabilité ESG peut leur permettre de mesurer leur rendement dans ce domaine.

Un rapport de comptabilité ESG peut comprendre de l’information sur les efforts d’une entreprise pour réduire son empreinte carbone en utilisant des matériaux recyclables ou de l’équipement écoénergétique. Un cabinet comptable ouvert peut déplacer les données dans le nuage pour réduire le besoin de papier et utiliser la technologie pour faire le suivi de l’usage de matériaux et de ressources. Ces initiatives doivent toutefois également être financièrement viables.

La comptabilité ESG peut aider les entreprises à équilibrer leurs objectifs environnementaux et financiers, en s’assurant que la durabilité ne se fait pas au détriment de la rentabilité.

 

Divulgations liées au climat et politiques de diversité

Les effets du changement climatique sont largement documentés, et les entreprises sont de plus en plus tenues responsables de leur incidence sur l’environnement. La comptabilité ESG peut aider les entreprises à montrer leur engagement envers la durabilité en offrant de l’information détaillée sur leurs mesures pour réduire les émissions et atténuer les risques climatiques.

De plus, les entreprises sont censées être transparentes sur leurs politiques de diversité. Elles doivent notamment donner de l’information sur le recrutement, la promotion et la rétention des employés de groupes sous-représentés. La comptabilité ESG peut aider les entreprises à déclarer cette information de manière exacte, en permettant aux investisseurs de prendre des décisions fondées sur l’engagement envers la diversité d’une entreprise.

 

Crédits d’impôt et programmes d’impôt

Les incitations fiscales pour les entreprises qui font preuve de durabilité peuvent les aider à réduire leur fardeau fiscal et leur donner un soutien financier supplémentaire. Par exemple, les véhicules électriques et les projets d’énergie renouvelable peuvent être admissibles à des crédits d’impôt ou à des programmes gouvernementaux.

Les entreprises peuvent améliorer leur rendement financier et réduire les émissions en profitant de ces incitations. La comptabilité ESG peut offrir aux entreprises les données dont elles ont besoin pour demander ces crédits, tout en s’assurant qu’elles déclarent de manière exacte leur rendement et profitent de tous les avantages des incitations offertes.

 

Optimiser l’incidence de la comptabilité

La meilleure manière de garder une longueur d’avance dans la comptabilité ESG consiste à rester informé des tendances et des nouvelles les plus récentes. Les professionnels de la finance peuvent assister à des conférences, suivre des cours ou rechercher des ressources en ligne pour s’assurer que leurs clients profitent de toutes les possibilités offertes.

Au-delà des relations avec les investisseurs et de la divulgation, les facteurs ESG dans la comptabilité joueront un rôle majeur dans l’avenir de la finance. Les entreprises et les investisseurs s’appuieront sur des données exactes et complètes pour prendre des décisions durables, donc les professionnels de la finance doivent s’y préparer.

Le recours à la comptabilité ESG peut aider les entreprises à optimiser leur incidence tout en améliorant la rentabilité et en atténuant les risques, ce qui en fait un outil essentiel pour toute entreprise moderne. Alors que les rétroactions des entreprises sont de plus en plus détaillées, les parties prenantes s’appuient sur les services de comptabilité ESG pour donner un sens aux données et créer des stratégies concrètes.

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7 moyens numériques de suivre et d’améliorer la durabilité d’entreprise

7 moyens numériques de suivre et d'améliorer la durabilité d'entreprise

Les outils numériques offrent un moyen pratique et efficace de faire le suivi du rendement de la durabilité d’entreprise et de l’améliorer. Voici sept outils que votre entreprise peut utiliser pour dynamiser ses efforts écologiques. 

 

Personnel Caseware

28 juillet 2023

6 min de lecture

 

La durabilité est l’un des défis les plus importants des entreprises et des consommateurs au 21e siècle. La population mondiale croît, faisant augmenter la demande de ressources, qui s’épuisent pour la plupart à un rythme alarmant. 

Il est évident que nous devons trouver un moyen de soutenir notre croissance tout en préservant notre environnement. Heureusement, de nombreuses entreprises ont déjà commencé à mettre en œuvre des pratiques durables, qui peuvent permettre de réduire les déchets tout en renforçant la réputation de leur marque.

Les objectifs de durabilité d’entreprise courants comprennent la réduction des émissions, l’élimination du plastique à usage unique et l’amélioration de l’efficacité énergétique. L’atteinte de ces objectifs est toutefois compliquée, surtout lorsque l’on prend en compte la taille et la complexité de la plupart des organisations. C’est pourquoi la technologie est si déterminante pour aider les entreprises à améliorer leur bilan en matière de durabilité.

Grâce aux avancées en collecte et en analyse de données, les entreprises peuvent maintenant surveiller leur impact environnemental en temps réel, ce qui leur permet d’apporter des modifications rapidement et efficacement, afin de s’assurer qu’elles contribuent à la protection de notre planète.

Une entreprise peut recourir à la technologie pour améliorer sa durabilité de plusieurs façons. En voici sept très efficaces :

 

1. Comptabilité infonuagique 

Un logiciel de comptabilité infonuagique est essentiel en raison des avantages pour la durabilité. Après tout, en utilisant des solutions infonuagiques, les entreprises peuvent réduire leur dépendance au papier et leur consommation d’énergie générale.

Mais pourquoi les solutions en nuage deviennent-elles si populaires ? L’une des principales raisons est qu’elles offrent une grande souplesse et une grande sécurité. Les entreprises peuvent accéder à leurs données et à leurs applications n’importe où, n’importe quand, sans avoir à s’inquiéter des atteintes à la sécurité des données.

C’est particulièrement avantageux pour les entreprises ayant des employés qui travaillent à distance ou qui voyagent fréquemment.

Les solutions infonuagiques simplifient également l’augmentation ou la réduction des capacités s’il y a lieu, c’est-à-dire que les entreprises payent seulement pour les ressources qu’elles utilisent. Elles peuvent ainsi économiser de l’argent et réduire les déchets.

En général, il est évident qu’un logiciel de comptabilité infonuagique peut améliorer les efforts en matière de durabilité d’une entreprise. Le logiciel peut aider les entreprises à réduire leurs émissions de carbone, mais il offre aussi plusieurs autres avantages, comme une souplesse, une sécurité et une évolutivité accrues.

 

2. Communication de renseignements sur les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG)

Les rapports ESG sont un type de comptabilité de la durabilité qui examine l’impact environnemental, social et sur la gouvernance d’une entreprise. Les investisseurs les utilisent souvent pour évaluer si une entreprise gère bien ses responsabilités environnementales et sociales.

Les solutions de rapports ESG reposant sur l’intelligence artificielle (IA) peuvent améliorer l’exactitude de la comptabilité de la durabilité en offrant des données en temps réel sur les émissions de carbone, la consommation d’eau et d’énergie et la production de déchets d’une entreprise.

De plus, l’IA peut aider à repérer les tendances du rendement ESG d’une entreprise, ce qui simplifie la détection des secteurs qui nécessitent des améliorations.

Alors que de plus en plus d’investisseurs se concentrent sur l’investissement durable, les solutions de rapports ESG reposant sur l’IA deviennent un outil essentiel pour aider les entreprises à surveiller et à améliorer leur rendement environnemental et social.

 

3. Outils de télécommunication  

Alors que les entreprises s’efforcent de réduire leur impact environnemental, elles sont nombreuses à chercher des moyens d’améliorer leurs opérations. Faire passer les employés au télétravail est une des solutions.

En éliminant la nécessité du navettage, le télétravail peut permettre de réduire les émissions de carbone. De plus, les outils de vidéoconférence comme Zoom et Skype peuvent aider à réduire le besoin de se déplacer.

En se réunissant virtuellement, les employés peuvent gagner du temps et de l’argent tout en restant connectés. Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent ces pratiques, elles pourront avoir un impact positif sur l’environnement tout en améliorant aussi leur résultat net.

 

4. Logiciel de mesure et de gestion des impacts

Les entreprises sont de plus en plus conscientes du besoin d’exercer leurs activités de manière durable, et c’est pourquoi elles se tournent vers les logiciels de mesure et de gestion des impacts pour les aider à assurer le suivi de leurs progrès.

Un logiciel de mesure et de gestion des impacts permet de collecter et d’analyser les données relatives à l’impact environnemental et social d’une entreprise. Une entreprise peut utiliser cette information pour déterminer les secteurs susceptibles d’être améliorés, définir des objectifs d’exploitation durable et assurer le suivi des progrès au fil du temps.

De plus, un logiciel de mesure et de gestion des impacts peut aider une entreprise à communiquer aux actionnaires ses efforts en matière de durabilité. Grâce à un logiciel de mesure et de gestion des impacts, une entreprise peut mesurer et gérer efficacement son impact sur l’environnement et la société, ce qui en fait un outil important pour améliorer la durabilité d’entreprise.

 

5. Analyse de données intégrée 

Les programmes intégrés d’analyse de données rendent possible la surveillance de la durabilité d’une entreprise exacte en collectant des données de plusieurs sources et en les analysant afin de déterminer les modèles et les tendances.

Les entreprises peuvent utiliser cette information pour élaborer de nouvelles stratégies afin d’améliorer la durabilité et de réduire leur impact environnemental. De plus, l’analyse de données peut aider les entreprises à faire le suivi des progrès au fil du temps et à détecter les problèmes potentiels qui doivent être traités.

En surveillant étroitement la durabilité, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles progressent dans leurs objectifs et utilisent les ressources le mieux possible.

 

6. Entreposage centralisé des documents

Afin d’élaborer des pratiques durables et d’en faire le suivi, il est essentiel d’avoir un système d’entreposage centralisé des documents numériques pour gérer les documents de la société. Il permet de regrouper l’information importante et facilite la surveillance des progrès au fil du temps.

Par exemple, si votre entreprise souhaite faire le suivi de son empreinte carbone, il est important de disposer d’un système pour stocker les documents relatifs à la consommation de l’énergie. Il s’agit des factures de services publics, des rapports d’émissions et des documents d’initiatives écologiques mises en œuvre.

En conservant ces documents dans un endroit unique, il est plus facile de voir les améliorations à apporter et les pratiques ayant l’impact le plus positif.

De plus, la gestion de documents peut aider les entreprises à partager l’information sur la durabilité avec ses employés, ses actionnaires et le grand public. Un système de gestion de documents bien conçu peut ainsi jouer un rôle essentiel dans la promotion de la durabilité.

 

7. Capteurs IdO

Internet des objets, souvent appelé IdO, renvoie au réseau croissant d’objets physiques qui se voient donner un identificateur unique pour se connecter à Internet.

Ces « objets » englobent tout : voitures, animaux et appareils, immeubles et usines de fabrication. Les capteurs et les autres composants électroniques intégrés dans ces objets permettent aux entreprises de les surveiller et de les contrôler à distance, sans contact entre humains.

Les données IdO peuvent ensuite être utilisées pour améliorer l’efficacité, optimiser les ressources et réduire les déchets. Par exemple, une entreprise peut utiliser les capteurs IdO pour faire le suivi de la consommation d’énergie de ses usines de fabrication.

En comprenant où et comment l’énergie est utilisée, il est possible de procéder à des changements afin de réduire la consommation d’énergie générale. De cette manière, le recours à des capteurs IdO peut aider une entreprise à améliorer sa durabilité.

Ces technologies numériques jouent un rôle important dans l’amélioration de la durabilité d’entreprise. Alors que les entreprises sont de plus en plus conscientes de la nécessité d’exercer leurs activités de manière durable, elles se tournent vers ces outils pour les aider à faire le suivi de leurs progrès et à apporter des améliorations.

En recourant à ces technologies, une entreprise peut mesurer et gérer plus efficacement son impact sur l’environnement et la société. Il est ainsi possible de progresser rapidement vers ses objectifs de durabilité.

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Prêt à passer au Cloud ?

Prêt à passer au Cloud ?

Court historique des logiciels d'audit et de comptabilité

La technologie transforme la profession comptable depuis fort longtemps. Du boulier à la calculatrice en passant par le PC et maintenant le cloud, l’innovation technologique a aidé les professionnels du secteur à gagner du temps, à réduire les erreurs et à interpréter efficacement les données.

Au cours des 50 dernières années, les progrès de l’informatique et des logiciels ont particulièrement changé le visage de la comptabilité et de l’audit en automatisant de nombreuses tâches subalternes. Cela a permis aux comptables et aux auditeurs de fournir des rapports financiers et des prévisions plus précis.

Pour bien comprendre l’impact des modèles actuels sur la profession, examinons les nombreuses façons dont la technologie et la comptabilité se sont croisées au fil des ans.

A la naissance des tableurs

Les feuilles de calcul sont un élément essentiel pour les comptables depuis des décennies. Le premier tableur, VisiCalc (abréviation de Visible Calculator), a été lancé sur l’ordinateur personnel Apple II en 1979. Jusqu’à l’apparition de VisiCalc, le processus du tableur était entièrement manuel. Si une valeur changeait, chaque cellule correspondante devait être mise à jour en saisissant les nouvelles valeurs à la main.

VisiCalc a transformé les feuilles de calcul en modifiant automatiquement les valeurs dans les cellules associées si les informations d’une cellule changent. Ce fut un succès immédiat, avec 700 000 exemplaires vendus au cours de ses six premières années.

D’autres tableurs sont apparus peu après VisiCalc, mais aucun ne s’est avéré aussi populaire jusqu’à ce que Lotus Software (qui fera plus tard partie d’IBM) lance Lotus 1-2-3 en 1983. Lotus 1-2-3 a bénéficié de la mémoire et de l’écran améliorés disponibles sur les PC d’IBM. Cela lui a permis de présenter certaines fonctionnalités de base de données et des représentations graphiques en plus des feuilles de calcul. Il a également introduit des macros, qui ont permis à d’autres sociétés de vendre des packages de macros et des modules complémentaires au programme, augmentant ainsi sa facilité d’utilisation et sa popularité.

Lotus 1-2-3 est resté le tableur dominant dans les années 1990. Mais avec la montée en puissance de Microsoft Windows, il a finalement été dépassé par Microsoft Excel. Excel est apparu pour la première fois au milieu des années 1980, mais pas assez largement adopté jusqu’à ce que Windows devienne le système d’exploitation PC le plus populaire. Excel reste le tableur le plus utilisé aujourd’hui, grâce à son interface graphique accessible et à ses macros personnalisables.

L’émergence des suites de logiciels de comptabilité

Les logiciels dédiés à la comptabilité ont également fait leur apparition dans les années 1970. Peachtree Software a lancé un logiciel de comptabilité en 1978, suivi peu après par une suite bureautique comprenant un tableur et un traitement de texte en 1981. Le logiciel de comptabilité QuickBooks d’Intuit a suivi en 1983.

Les années 1980 ont vu le lancement de nombreux autres logiciels de comptabilité (dont la première version de la solution de gestion des missions de Caseware, Caseware Working Papers), qui ont éliminé le besoin des  calculatrices, crayons et gommes. Ces solutions ont rendu inutiles de nombreuses tâches manuelles et fastidieuses et ont donné aux comptables plus de temps pour se concentrer sur les prévisions et les analyses.

L’essor des ERP dans l’histoire de la comptabilité

Les logiciels de planification des ressources d’entreprise (ERP) trouvent leur origine dans les systèmes de fabrication des années 1970. Ils ne sont devenus populaires qu’à partir des années 1990, lorsque le cabinet d’études Gartner a commencé à utiliser le terme ERP. Les progiciels ERP ont permis au logiciel d’aller bien au-delà de ses origines manufacturières. Les solutions de fournisseurs tels que Great Plains Software, Oracle, SAP, NetSuite et JD Edwards comprennent des modules pour toute une gamme de fonctions commerciales, notamment la comptabilité, les finances, les ventes, la production et les ressources humaines.

Les solutions ERP collectent les données de l’ensemble de l’entreprise, donnant aux comptables qui les utilisent une visibilité sur plusieurs départements. Elles leur permettent de se faire une idée plus précise des activités de l’entreprise et d’établir des prévisions plus précises encore.

Les premières mises en place de logiciels de comptabilité

Pour les premiers logiciels de comptabilité, la configuration du logiciel était basique. Les utilisateurs achetaient des logiciels sur étagère, qui consistaient en une série de disquettes comprenant l’ensemble de l’exécutable. Ils installaient ensuite le logiciel à partir de ces disquettes sur un PC. Si le processus d’installation était relativement simple, la solution logicielle était aussi portable que la machine sur laquelle elle était installée…

Au fil du temps, les ordinateurs se sont mis en réseau et sont devenus capables de communiquer avec d’autres ordinateurs. Cela a donné aux entreprises davantage d’options quant à la manière d’installer leurs logiciels. Les grandes entreprises ont déployé des architectures client-serveur dans lesquelles leur logiciel de comptabilité ou d’ERP se trouvait sur un serveur central auquel de multiples utilisateurs pouvaient accéder par le biais de leur propre PC.

Les configurations client-serveur rendaient les logiciels de comptabilité plus portables au sein d’une organisation, mais leur mise en place pouvait s’avérer fastidieuse. Les cabinets devaient payer les serveurs qui hébergeaient le logiciel, prévoir la capacité de serveur dont ils auraient besoin et disposer de serveurs de secours en cas de défaillance de leurs serveurs principaux. Ils devaient également assurer la maintenance et les mises à jour des serveurs pour garantir leur bon fonctionnement.

L’ère des logiciels de comptabilité modernes

Les logiciels de comptabilité ont considérablement évolué au cours des deux dernières décennies. Les appareils, smartphones, capteurs, caméras vidéo et autres technologies compatibles avec l’Internet des objets (IoT) génèrent davantage de données chaque année, ce qui donne aux comptables et aux auditeurs un meilleur aperçu potentiel des modèles et des tendances.

Ce volume de données en croissance rapide, communément appelé Big Data, ne peut être traité ou analysé à l’aide de méthodes traditionnelles. Il se développe trop rapidement et implique des informations provenant de plusieurs sources. Les feuilles de calcul et les simples logiciels de comptabilité n’ont pas le pouvoir d’exploiter la croissance du Big Data. Les comptables et les auditeurs ont besoin d’un logiciel d’analyse de données qui leur permette d’évaluer les risques, de recueillir des éléments probants et de prendre des décisions éclairées à partir de plusieurs sources de données.

L’émergence des logiciels d’analyse de données et d’audit

Les logiciels d’analyse de données existent depuis les années 1990, époque à laquelle les entrepôts de données – dépôts centraux de données provenant de sources multiples – sont devenus populaires. Mais les solutions d’analyse de données puissantes et spécifiques à la comptabilité n’ont émergé que plus tard. Les solutions logicielles d’analyse de données d’aujourd’hui, comme Analytics IA, permettent aux comptables et aux auditeurs d’examiner beaucoup plus de données que par le passé, découvrir plus d’erreurs et générer de meilleures prévisions.

Traditionnellement, lorsqu’ils sont confrontés à de grands ensembles de données, les comptables et les auditeurs se tournent vers des sondages pour analyser un sous-ensemble représentatif de l’ensemble des données. L’échantillonnage était un outil acceptable dans le passé car il n’y avait pas d’autres options pour traiter les grands ensembles de données. Mais ce n’est plus le cas. L’échantillonnage est moins efficace dans la comptabilité et l’audit d’aujourd’hui car il suppose que l’échantillon soit représentatif de l’ensemble des données, ce qui laisse de la place aux erreurs et aux inexactitudes.

Les solutions modernes d’analyse de données permettent aux professionnels d’examiner des ensembles complets de données en appliquant l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique (Machine Learning) à l’analyse des données. Elles effectuent automatiquement plusieurs types de tests sur des ensembles de transactions, détectent les anomalies et évaluent les risques. Elles sont également capables d’examiner des données provenant de plusieurs sources, ce qui permet aux cabinets de générer de nouvelles informations et de repérer des tendances cachées.

Un gain de temps non-négligeable

Par exemple, un auditeur examinant des factures de vente peut utiliser une solution d’analyse pour examiner toutes les données de vente actuelles et les comparer automatiquement aux données historiques ou aux données de vente disponibles de l’industrie en dehors de l’organisation. Cela permet non seulement de repérer plus facilement les anomalies, mais également de faire gagner du temps à l’auditeur qui peut alors se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Le gain de temps est important pour les auditeurs. Dans le rapport 2022 sur l’état des tendances de l’audit interne de Caseware, 31% des auditeurs interrogés considèrent la transition des processus manuels vers des flux de travail plus efficaces comme leur principal défi. Aussi, 27% d’entre eux déclarent que l’adoption de nouvelles technologies d’audit est leur plus grande préoccupation.

Pour 44 % de ces personnes interrogées, il est difficile de prouver la valeur de l’audit interne au conseil d’administration et au dirigeant, tandis que 27% déclarent devoir produire plus en moins de temps et moins de ressources. L’adoption de solutions modernes d’analyse de données et de logiciels d’audit peut aider à relever tous ces défis, car ils permettent aux auditeurs et aux comptables d’avoir une vision complète des contrôles, de la gouvernance et des processus de leur organisation. Ils peuvent ainsi se concentrer sur la formulation de recommandations stratégiques qui renforcent l’efficacité, rendent leur organisation plus compétitive et prouvent leur valeur aux conseils d’administration et aux dirigeants.

Le passage au logiciel cloud

Une autre évolution technologique majeure récente est la migration des logiciels sur site vers le cloud. Traditionnellement, les logiciels étaient installés soit sur les PC des comptables et des auditeurs, soit sur des serveurs appartenant à leurs organisations.

Aujourd’hui, cependant, de plus en plus de cabinets choisissent d’héberger leurs logiciels dans le cloud pour bénéficier d’une plus grande flexibilité, d’une réduction des coûts et d’une diminution des risques. Gartner a récemment prévu que plus de la moitié des dépenses informatiques des cabinets se déplaceront vers le cloud d’ici 2025, une évolution accélérée par la mise en œuvre de modèles de travail à distance en réponse à la pandémie de COVID-19.

La flexibilité est l’un des principaux avantages du cloud. Les comptables et les auditeurs peuvent accéder aux logiciels dont ils ont besoin depuis n’importe quel endroit, qu’ils soient chez eux, chez un client ou au bureau. Tout ce dont ils ont besoin, c’est d’une connexion Internet, d’un appareil compatible et de leurs informations de connexion sécurisées.

Les logiciels de comptabilité et d’audit basés sur le cloud simplifient les missions. Tous les documents, la facturation et les feuilles de temps peuvent être stockés dans un lieu unique où ils peuvent être facilement accessibles et mis à jour. Les portails en ligne rendent le partage des fichiers avec les clients plus simple et plus rapide, sans qu’il soit nécessaire de se rendre sur place ou de faire appel à un coursier pour les récupérer ou les déposer.

Ils favorisent également une meilleure collaboration avec les membres de l’équipe et les clients en créant un emplacement centralisé où chacun peut communiquer, vérifier les délais et voir les mises à jour des missions.

Simplifier la gestion et l’avancement des travaux

Le cloud simplifie également la maintenance et la gestion des logiciels. Dans une configuration traditionnelle sur site, l’équipe informatique de l’organisation doit gérer le matériel, les logiciels et leur exploitation ce qui est coûteux en temps et en investissements. Le passage au cloud permet aux cabinets de transformer leurs dépenses d’investissement en matériel et logiciels en charges d’exploitation. Les équipes informatiques disposent ainsi de plus de temps pour se concentrer sur l’élaboration de solutions numériques innovantes qui rendent les entreprises plus compétitives.

La passage à un logiciel cloud comme Caseware Cloud signifie que les organisations n’ont pas à se soucier de maintenir des sites de secours et des plans complexes de reprise après sinistre. Le cloud a une résilience intégrée, ce qui signifie que le logiciel sera disponible chaque fois que les auditeurs auront besoin d’y accéder.

Un autre aspect convaincant du cloud est qu’il ne s’agit pas nécessairement d’une solution “tout ou rien”. Les entreprises qui souhaitent conserver leur propre logiciel peuvent encore bénéficier de certains des avantages de flexibilité du travail dans le cloud en adoptant un environnement hybride, tel qu’avec la suite Caseware. Dans ce scénario, les auditeurs peuvent toujours accéder au logiciel qu’ils ont l’habitude d’utiliser sur leur ordinateur portable, mais leurs données seront également téléchargées dans le cloud. Cela leur permet de bénéficier de la collaboration améliorée et des capacités de gestion simplifiées du cloud.

Ce que le futur nous réserve

À mesure que les logiciels d’analyse de données deviennent plus puissants et que le cloud devient plus omniprésent, les cabinets qui ne transforment pas numériquement leurs opérations risquent de prendre du retard sur leurs concurrents. Ils sont moins efficaces, moins productifs et potentiellement moins sûrs.

Les solutions de comptabilité cloud telles que Caseware Cloud sont hébergées dans des Data Centers à la pointe de la technologie dotées de fonctionnalités de sécurité physique et informatique de pointe, ainsi que de sauvegardes et de cryptage quotidiens. Il y a beaucoup moins de risques qu’une faille de sécurité, qu’une demande d’informations passe entre les mailles du filet ou que des fichiers importants soient égarés.

Bien que les solutions logicielles continueront d’être au cœur de l’évolution des secteurs de la comptabilité et de l’audit, elles ne remplaceront pas les comptables qualifiés. Elles permettent aux cabinets de créer des pratiques comptables efficaces, axées sur les données, qui fournissent des résultats complets et précis plus rapidement que par le passé. Cela permet aux auditeurs et aux comptables de se concentrer sur la suggestion de conseils stratégiques avisés aux chefs d’entreprises, aux conseils d’administration et aux clients qu’ils soutiennent.

 

Vous envisagez de faire le pas et passer au Cloud ? Découvrez ce que propose notre solution Caseware Cloud.
Découvrez aussi cet article :  Trois façons d’améliorer la communication client avec un logiciel cloud 

Traduction de l’article de Caseware International de Mike Martin : Getting to the Cloud : A quick History of Accounting Software

 

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Audit interne & Audit externe

Audit interne & Audit externe

Explorez les différents types d’audits internes et externes, qui ont chacun un objectif distinct.

 

Personnel Caseware

25 avril 2023

8 min de lecture

 

Les audits, qu’ils soient internes ou externes, mesurent le rendement d’une entreprise ou d’une organisation dans un secteur donné. Lorsqu’ils sont soutenus par un logiciel d’audit, ils ouvrent la porte à de nouveaux niveaux de collaboration et de visualisation. Il existe différents types d’audits internes et externes, qui ont chacun un objectif distinct. Voici les plus courants : 

  • Les audits des états financiers, conduits par un auditeur externe, garantissent l’exactitude des documents comptables d’une entreprise. Les résultats sont importants pour les autorités de réglementation, les prêteurs et les investisseurs. 
  • Les audits de conformité permettent de s’assurer qu’une entreprise ou une organisation respecte les règlements et satisfait les exigences légales de son pays, État, province, ville et secteur d’activité. 
  • Les audits opérationnels, réalisés par des spécialistes internes, examinent les dépenses et les budgets de l’entreprise et trouvent les domaines d’amélioration potentielle. 
  • Les audits de gestion du risque examinent les opérations internes courantes, définissent les domaines de risque et proposent des moyens d’atténuer les dangers. 

Un audit est la plus détaillée des trois activités connexes que les organisations peuvent réaliser, c’est-à-dire : 

  • Les compilations, qui livrent des données financières de base, sans autre analyse, vérification des faits ou renseignement. 
  • Les examens, qui offrent des conclusions limitées. Un comptable qui effectue un examen compare les chiffres à ce qui est attendu pour voir si des incohérences ou des valeurs inattendues existent. 

Les audits internes et externes peuvent prendre beaucoup de temps. Des documents numérisés et un logiciel comptable automatisé peuvent aider votre entreprise à rationaliser le processus, à trouver automatiquement les incohérences et à visualiser les données pour informer les décisions de la direction. 

Grâce à ces systèmes en place, vous pouvez vous concentrer sur les résultats des audits plutôt que sur le processus. Voici un aperçu plus détaillé de ce que vous pouvez attendre des audits internes et externes et des avantages et inconvénients de chacun d’entre eux. 

Qu’est-ce que l’audit interne ?

L’objectif général de l’audit interne est de rendre une entreprise plus efficace, plus rentable et de l’aider à prendre de meilleures décisions clés. 

Par exemple, une entreprise peut commander un audit interne de son système d’inventaire. L’auditeur examine le système pour suivre les stocks et voit s’il reflète fidèlement les fournitures qu’une entreprise a en stock et s’il existe des retards ou des écarts. 

Les auditeurs internes sont des employés d’une entreprise qui fournissent des rapports objectifs et indépendants sur les finances, les opérations et les pratiques de gestion d’une entreprise. Leur objectif est d’évaluer précisément le rendement et de donner des renseignements sur lesquels les intrigues de bureau ou d’autres facteurs au sein de l’entreprise n’ont pas d’influence. 

Une façon de rationaliser les audits internes est de posséder une piste d’audit. Il s’agit d’une collection d’événements chronologiques, de documents financiers horodatés et de détails sur les décisions opérationnelles. Si les données sont organisées de cette façon, il est facile pour un auditeur de trouver les habitudes ou de retrouver des renseignements particuliers qui peuvent l’aider à mettre le doigt sur un problème ou à voir exactement où l’erreur est survenue.

Voici un aperçu détaillé des avantages et des inconvénients de réaliser un audit interne de votre organisation. 

Avantages de l’audit interne

Lorsqu’il est soutenu par des données bien organisées et des auditeurs compétents, l’audit interne peut apporter certains avantages particuliers à une organisation. 

  • Prise de décision améliorée : Les audits internes peuvent définir les problèmes particuliers et donner aux décideurs des données pour les aider à informer leurs stratégies et à évaluer les solutions.  
  • Amélioration des opérations et de l’efficacité : Les audits internes peuvent détecter les problèmes et les pratiques opérationnelles non efficientes. Étant donné que les audits examinent des secteurs particuliers en profondeur, ils offrent des renseignements sur la source du problème. Après que l’entreprise a apporté des changements, elle peut réaliser un autre audit interne pour voir si les nouvelles pratiques et procédures ont apporté les résultats souhaités. 
  • Définition et atténuation des risques : Les audits internes peuvent vérifier les conséquences d’événements potentiels et les probabilités qu’un tel événement se produise. Une fois que les décideurs sont au courant du risque, ils peuvent prendre des mesures pour l’atténuer, faire baisser les probabilités de sa réalisation et réduire les conséquences potentielles. 
  • Garantir la conformité et la réussite des audits externes : Les audits internes peuvent mimer le processus des audits externes et découvrir des problèmes de communication de l’information ou de conformité. En découvrant ces problèmes et en apportant des corrections, une entreprise peut éviter de possibles sanctions ou pénalités. 

Inconvénients de l’audit interne

L’audit interne offre des avantages, mais présente également quelques inconvénients dont il faut tenir compte. 

  • Coût : L’audit interne coûte de l’argent. Les services d’audit les plus efficaces coûtent à leur entreprise seulement 0,13 $ pour 1 000 $ de revenus. Mais les dépenses peuvent atteindre 3,06 $ pour 1 000 $ si vous ne faites pas attention. 
  • Perturbations des opérations : Les audits peuvent parfois perturber les processus opérationnels. Les arrêts de travail dus aux audits peuvent nuire aux résultats d’une entreprise. 
  • Réactions négatives d’employés : Les employés peuvent avoir l’impression qu’un audit est injuste, que leur service est traité injustement ou que l’examen est dirigé sur leur rendement plus que sur l’efficacité générale du service. 
  • Mauvaise utilisation des systèmes comptables numériques : Les audits internes peuvent être inexacts ou prendre du temps en raison d’une mauvaise tenue des documents, de l’absence d’un système comptable automatisé et de données financières désorganisées. 

Alors que l’audit interne peut produire de bons résultats, ce n’est pas une obligation. Les audits externes, toutefois, sont parfois imposés par la loi. 

Qu’est-ce que l’audit externe ?

Un audit externe examine l’exactitude des états financiers d’une entreprise et si ses pratiques comptables sont conformes à l’ensemble des lois et des règlements applicables. L’auditeur vérifie également que les rapports et documents financiers offrent une image exacte du rendement de l’entreprise. 

Toutes les entreprises cotées en bourse doivent publier leurs états financiers pour les investisseurs. Ces documents doivent être audités indépendamment pour s’assurer qu’ils offrent une image complète et exacte des finances de l’entreprise. De plus, les organisations sans but lucratif doivent entreprendre des audits pour conserver leur statut d’exemption fiscale. 

Les sociétés fermées ne sont pas obligées de faire l’objet d’audits externes systématiquement, mais certaines choisissent quand même de le faire. En général, les audits externes les aident à instaurer la confiance de leurs clients ou à leur donner des preuves supplémentaires à montrer aux prêteurs lorsqu’elles demandent des crédits. 

Les audits externes sont réalisés par un auditeur tiers qui n’est pas lié à l’organisation et qui n’a aucun intérêt dans le résultat de l’audit. Les exigences de qualification pour les auditeurs externes varient, mais ils doivent être des comptables accrédités possédant des qualifications et des titres professionnels. 

Les audits externes présentent des avantages et des inconvénients. 

Avantages de l’audit externe

Lorsqu’une entreprise est obligée de faire l’objet d’un audit externe, elle peut profiter de certains avantages. 

  • Amélioration de la transparence : Un auditeur externe donne à l’entreprise une chance de prouver que ses finances sont en ordre et que leurs états sont exacts. Cette preuve supplémentaire est nécessaire pour les actionnaires, mais les prêteurs et les personnes qui veulent soutenir des entreprises honnêtes et transparentes peuvent également y être sensibles. 
  • Renforcement des contrôles internes : Une entreprise peut instaurer des politiques et des pratiques internes solides pour garantir le résultat positif de l’audit externe. Ces politiques peuvent également améliorer la comptabilité, la tenue de documents et l’efficacité générale au sein de l’entreprise. 
  • Crédibilité accrue : Qu’elle soit ouverte ou fermée, une entreprise peut accroître sa crédibilité en laissant un tiers examiner ses documents financiers. L’audit peut montrer que l’entreprise fonctionne honnêtement et n’essaye pas de manipuler ses finances ou de se livrer à des pratiques sans scrupules. 

Inconvénients de l’audit externe

Les audits externes peuvent également présenter des inconvénients, dont certains peuvent être importants si vous n’y êtes pas préparé.

  • Coûts accrus : Le coût d’un audit externe dépend de la taille d’une entreprise et des détails de ses documents financiers. La Financial Education Research Foundation a conclu que les dépenses moyennes pour l’audit des entreprises faisant appel public à l’épargne en 2020 s’élevaient à 2,52 millions de dollars. Les organisations sans but lucratif, qui n’ont pas les finances complexes d’une entreprise, peuvent quand même dépenser 10 000 $ à 20 000 $ pour les audits. 
  • Publicité négative : Si votre audit produit des résultats négatifs, il peut entraîner des histoires préjudiciables dans les médias, ce qui peut être désastreux pour les entreprises cotées, susceptibles de perdre des actionnaires. Même les petites entreprises peuvent souffrir si l’audit révèle des problèmes d’information financière ou de conformité. 
  • Problèmes de conformité : Un audit externe imminent peut entraîner des préoccupations au sujet du respect des exigences réglementaires. Les entreprises peuvent s’inquiéter que les pratiques ou les systèmes comptables n’aient pas les données nécessaires ou que les rapports ne soient pas conformes aux exigences du secteur. 

Un audit interne peut aider votre entreprise à voir si elle est préparée pour un audit externe indépendant.

Principales différences entre l’audit interne et l’audit externe

Les audits internes et externes cherchent tous deux à donner une opinion indépendante sur les finances ou les pratiques d’une entreprise. Mais ils diffèrent largement sur les personnes qui réalisent l’audit, leur objectif général et leur portée. 

Voici un aperçu détaillé de ces différences : 

  • Portée : Les audits internes se concentrent en général sur un secteur particulier d’une entreprise, tandis que les audits externes vérifient tous les renseignements financiers pertinents et les diverses pratiques qui peuvent confirmer la véracité des états budgétaires. 
  • Objectif : Les audits internes s’attachent à la mesure du rendement actuel et à la découverte des secteurs à améliorer. Les audits externes se concentrent sur l’exactitude et la véracité des états financiers. 
  • Auditeurs : Les auditeurs externes viennent d’un tiers, alors que les auditeurs internes travaillent au nom de l’entreprise. 

Les auditeurs internes peuvent aider à préparer les audits externes. Par exemple, ils peuvent utiliser des systèmes automatisés pour la préparation, la compilation et l’examen afin d’organiser un audit externe ou d’évaluer le rendement interne. 

Comment rationaliser le processus d’audit

Un logiciel d’audit peut vous aider à créer un processus plus efficace pour obtenir des résultats précis. Ces systèmes permettent de réduire les coûts de l’audit interne, les inquiétudes liées à la conformité et aident les auditeurs à organiser facilement leurs rapports. Le logiciel nuagique améliore également la communication, rend les rapports plus accessibles et facilite la coordination entre différents professionnels comptables. Le logiciel réduit également la charge de travail en remplissant automatiquement les rapports importants et en créant des documents financiers qui sont prêts pour un employeur, un auditeur externe ou un client.
En attendant, les outils analytiques aident les auditeurs internes grâce à de nouveaux aperçus des données financières ou opérationnelles, qu’ils peuvent alors visualiser afin de produire des rapports clairs à présenter aux décideurs. Grâce à une plate-forme centralisée pour toutes les activités d’audit, vous verrez qu’il est facile de susciter l’engagement et de garantir les contributions nécessaires.

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5 raisons pour ne plus utiliser les mails pour la collaboration client

5 raisons pour ne plus utiliser les mails pour la collaboration client

Le courrier électronique était révolutionnaire, ultra-rapide par rapport aux autres méthodes de communication. Il aurait semblé être une merveille pour la collaboration de l’auditeur ou du comptable avec ses clients. Mais aujourd’hui, il existe de nombreuses options plus rapides, plus sûres et beaucoup plus faciles à gérer.

Donc, si vous savez mieux, pourquoi ne pas faire mieux ? Voici quelques raisons pour lesquelles les professionnels du chiffre ne devraient plus utiliser le courrier électronique pour la collaboration client.

Un bref historique de l’email

Internet n’a pas toujours été aussi répandu qu’actuellement. Au début des années 1980, la plupart des formes de communication impliquaient d’écrire des lettres ou d’appeler quelqu’un par téléphone.

L’idée d’envoyer un message instantanément à n’importe qui, n’importe où, depuis votre ordinateur, semblait futuriste. Néanmoins, elle est rapidement devenue courante, révolutionnant la communication dans les années 1990 et au début des années 2000.

Le courrier électronique a supprimé les barrières géographiques. Il était aussi rapide que la numérisation. Il était raisonnablement sécurisé, apparaissant dans votre boîte aux lettres en ligne et pouvant être supprimé une fois lu. À l’époque, il s’agissait simplement de la forme de communication la plus efficace pour que les comptables et les auditeurs puissent échanger avec leurs clients et que ces derniers répondent à leur rythme. 

Toutefois, c’est à présent une forme de communication numérique parmi tant d’autres. La messagerie instantanée, la communication in-app, les chats vidéo en ligne, etc. sont à portée de main. L’idée d’envoyer un email dans une boîte de réception numérique ne change tout simplement plus le monde. Ce n’est pas non plus l’option la plus efficace.

Les désavantages des emails dans la collaboration client

D’accord, l’email est peut-être un peu démodé maintenant. Mais pourquoi changer s’il vous a bien servi pendant des années ? 

En réalité, l’utilisation de l’email comme outil de collaboration avec le client est problématique. Elle a toujours posé des problèmes, mais il n’y avait pas de meilleures solutions à l’époque. Maintenant qu’il y en a, certains de ces problèmes sont plus flagrants.

  • La sécurité
    Nombreux sont ceux qui parmi nous ont déjà eu leur adresse mail piratée ou reçu un message d’un ami dont l’adresse mail l’avait été. Ces événements malheureux se produisent parce que, tout simplement, le mail n’est pas sécurisé. Les messages électroniques ne sont pas cryptés. Dès lors qu’un hacker parvient à découvrir votre mot de passe, il peut s’introduire dans votre messagerie et accéder à tous vos messages, voire commencer à envoyer lui-même des informations sensibles par courrier électronique.

     

    Les escroqueries par mail sont courantes, de même que les virus envoyés par courriel. La sécurité numérique en comptabilité est une nécessité absolue dans le monde actuel. Si vous souhaitez une forme de collaboration avec vos clients réellement sécurisée, une messagerie cryptée est généralement la meilleure solution.
  • La gestion des mails
    Lorsque vous partagez des fichiers avec des clients par email, les messages importants peuvent vite se retrouver perdus dans les nombreux autres mails reçus. Bien sûr, la plupart des serveurs de messagerie sont équipés de dossiers intégrés pour l’organisation des messages. Mais même dans ce cas, avec autant de dossiers, il peut être difficile de se souvenir de la destination d’un message et il arrive parfois de le classer dans le mauvais dossier.

    Le problème le plus répandu est celui du dossier spam. Il est intégré à presque tous les serveurs de messagerie et conçu pour intercepter les courriers indésirables. Le problème est que l’algorithme qui reconnaît les pourriels se trompe parfois. Si un client vous envoie un courrier pour la première fois ou inversement, l’email a de fortes chances de se retrouver dans le dossier spam. 

  • Les destinataires et l’historique
    Bien souvent le mail est adressé à une personne alors que toute l’équipe pourrait avoir besoin de l’information. Même si de nombreux destinataires ont été ajoutés, la confusion du ‘répondre’ ou ‘répondre à tous’ est assez fréquente ne permettant pas à tous d’avoir les dernières informations.

    De plus, la boite mail étant en général personnelle, les départs peuvent entraîner une perte de l’historique des échanges..

  • Données et analyses
    La communication avec les clients peut être une source importante de données et d’analyses. Les clients doivent envoyer des documents importants sur leurs finances et leurs affaires dont vous pourriez avoir besoin pour les aider avec les besoins de vos missions.

    Perdre ces informations à travers une grande quantité d’emails peut être plus que frustrant. Cela peut ralentir votre processus et entraîner un mauvais rapport avec le client. Encore une fois, c’est là qu’une option plus centralisée et organisée peut mieux vous servir, à vous et à vos clients.

  • Perte de temps
    Faire le tri des mails prend du temps. Surtout si vous devez passer en revue toutes les pièces jointes d’un courriel pour trouver le message pertinent dans un océan de messages provenant de tous les clients. De plus, il est fréquent que les serveurs de messagerie ne peuvent contenir qu’un nombre limité de mails. À un moment donné, vous devez commencer à supprimer des messages importants pour faire de la place à d’autres.

    Imaginez que toutes vos communications avec un client se trouvent dans un unique espace, y compris tous les documents. Vous pourriez aussi facilement passer d’une communication à l’autre. Heureusement, c’est plus qu’une simple idée. C’est tout à fait possible avec des plateformes Cloud telles que Requête. 

Rendre la collaboration par email obsolète

L’email a sa place dans l’histoire de la collaboration clients. Aujourd’hui, cependant, des options plus efficaces l’ont tout simplement rendu obsolète.

Requête est un outil qui fait partie de la suite Caseware, basé sur le cloud. Avec Requête, vous pouvez facilement communiquer avec les clients à partir d’un espace central crypté et offrir ainsi une sécurité optimisée.

Vous pouvez gérer les demandes des clients grâce à un suivi automatique et envoyer des mises à jour de l’état d’avancement de vos travaux en temps réel afin d’être toujours au courant. Conservez toutes vos communications client au même endroit et envoyez des messages individuels ou à tous vos clients en bloc. Permettez à toute l’équipe de suivre l’avancement des réponses.

Il est plus facile que jamais d’intégrer et de passer en revue les nouveaux documents des clients et de désigner automatiquement leur emplacement au sein de votre plateforme. De plus, le contenu est personnalisable, ce qui vous permet de répondre facilement aux besoins spécifiques de votre cabinet et de vos clients.

Souhaitez-vous savoir comment notre outil Requête peut vous aider à améliorer la communication avec vos clients ? Contactez-nous, et découvrez également toute la suite Caseware.  

Traduction de l’article de Caseware International : Why Accountants Shouldn’t Use Email for Client Collaboration

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