La technologie transforme la profession comptable depuis fort longtemps. Du boulier à la calculatrice en passant par le PC et maintenant le cloud, l’innovation technologique a aidé les professionnels du secteur à gagner du temps, à réduire les erreurs et à interpréter efficacement les données.
Au cours des 50 dernières années, les progrès de l’informatique et des logiciels ont particulièrement changé le visage de la comptabilité et de l’audit en automatisant de nombreuses tâches subalternes. Cela a permis aux comptables et aux auditeurs de fournir des rapports financiers et des prévisions plus précis.
Pour bien comprendre l’impact des modèles actuels sur la profession, examinons les nombreuses façons dont la technologie et la comptabilité se sont croisées au fil des ans.
A la naissance des tableurs
Les feuilles de calcul sont un élément essentiel pour les comptables depuis des décennies. Le premier tableur, VisiCalc (abréviation de Visible Calculator), a été lancé sur l’ordinateur personnel Apple II en 1979. Jusqu’à l’apparition de VisiCalc, le processus du tableur était entièrement manuel. Si une valeur changeait, chaque cellule correspondante devait être mise à jour en saisissant les nouvelles valeurs à la main.
VisiCalc a transformé les feuilles de calcul en modifiant automatiquement les valeurs dans les cellules associées si les informations d’une cellule changent. Ce fut un succès immédiat, avec 700 000 exemplaires vendus au cours de ses six premières années.
D’autres tableurs sont apparus peu après VisiCalc, mais aucun ne s’est avéré aussi populaire jusqu’à ce que Lotus Software (qui fera plus tard partie d’IBM) lance Lotus 1-2-3 en 1983. Lotus 1-2-3 a bénéficié de la mémoire et de l’écran améliorés disponibles sur les PC d’IBM. Cela lui a permis de présenter certaines fonctionnalités de base de données et des représentations graphiques en plus des feuilles de calcul. Il a également introduit des macros, qui ont permis à d’autres sociétés de vendre des packages de macros et des modules complémentaires au programme, augmentant ainsi sa facilité d’utilisation et sa popularité.
Lotus 1-2-3 est resté le tableur dominant dans les années 1990. Mais avec la montée en puissance de Microsoft Windows, il a finalement été dépassé par Microsoft Excel. Excel est apparu pour la première fois au milieu des années 1980, mais pas assez largement adopté jusqu’à ce que Windows devienne le système d’exploitation PC le plus populaire. Excel reste le tableur le plus utilisé aujourd’hui, grâce à son interface graphique accessible et à ses macros personnalisables.
L’émergence des suites de logiciels de comptabilité
Les logiciels dédiés à la comptabilité ont également fait leur apparition dans les années 1970. Peachtree Software a lancé un logiciel de comptabilité en 1978, suivi peu après par une suite bureautique comprenant un tableur et un traitement de texte en 1981. Le logiciel de comptabilité QuickBooks d’Intuit a suivi en 1983.
Les années 1980 ont vu le lancement de nombreux autres logiciels de comptabilité (dont la première version de la solution de gestion des missions de Caseware, Caseware Working Papers), qui ont éliminé le besoin des calculatrices, crayons et gommes. Ces solutions ont rendu inutiles de nombreuses tâches manuelles et fastidieuses et ont donné aux comptables plus de temps pour se concentrer sur les prévisions et les analyses.
L’essor des ERP dans l’histoire de la comptabilité
Les logiciels de planification des ressources d’entreprise (ERP) trouvent leur origine dans les systèmes de fabrication des années 1970. Ils ne sont devenus populaires qu’à partir des années 1990, lorsque le cabinet d’études Gartner a commencé à utiliser le terme ERP. Les progiciels ERP ont permis au logiciel d’aller bien au-delà de ses origines manufacturières. Les solutions de fournisseurs tels que Great Plains Software, Oracle, SAP, NetSuite et JD Edwards comprennent des modules pour toute une gamme de fonctions commerciales, notamment la comptabilité, les finances, les ventes, la production et les ressources humaines.
Les solutions ERP collectent les données de l’ensemble de l’entreprise, donnant aux comptables qui les utilisent une visibilité sur plusieurs départements. Elles leur permettent de se faire une idée plus précise des activités de l’entreprise et d’établir des prévisions plus précises encore.
Les premières mises en place de logiciels de comptabilité
Pour les premiers logiciels de comptabilité, la configuration du logiciel était basique. Les utilisateurs achetaient des logiciels sur étagère, qui consistaient en une série de disquettes comprenant l’ensemble de l’exécutable. Ils installaient ensuite le logiciel à partir de ces disquettes sur un PC. Si le processus d’installation était relativement simple, la solution logicielle était aussi portable que la machine sur laquelle elle était installée…
Au fil du temps, les ordinateurs se sont mis en réseau et sont devenus capables de communiquer avec d’autres ordinateurs. Cela a donné aux entreprises davantage d’options quant à la manière d’installer leurs logiciels. Les grandes entreprises ont déployé des architectures client-serveur dans lesquelles leur logiciel de comptabilité ou d’ERP se trouvait sur un serveur central auquel de multiples utilisateurs pouvaient accéder par le biais de leur propre PC.
Les configurations client-serveur rendaient les logiciels de comptabilité plus portables au sein d’une organisation, mais leur mise en place pouvait s’avérer fastidieuse. Les cabinets devaient payer les serveurs qui hébergeaient le logiciel, prévoir la capacité de serveur dont ils auraient besoin et disposer de serveurs de secours en cas de défaillance de leurs serveurs principaux. Ils devaient également assurer la maintenance et les mises à jour des serveurs pour garantir leur bon fonctionnement.
L’ère des logiciels de comptabilité modernes
Les logiciels de comptabilité ont considérablement évolué au cours des deux dernières décennies. Les appareils, smartphones, capteurs, caméras vidéo et autres technologies compatibles avec l’Internet des objets (IoT) génèrent davantage de données chaque année, ce qui donne aux comptables et aux auditeurs un meilleur aperçu potentiel des modèles et des tendances.
Ce volume de données en croissance rapide, communément appelé Big Data, ne peut être traité ou analysé à l’aide de méthodes traditionnelles. Il se développe trop rapidement et implique des informations provenant de plusieurs sources. Les feuilles de calcul et les simples logiciels de comptabilité n’ont pas le pouvoir d’exploiter la croissance du Big Data. Les comptables et les auditeurs ont besoin d’un logiciel d’analyse de données qui leur permette d’évaluer les risques, de recueillir des éléments probants et de prendre des décisions éclairées à partir de plusieurs sources de données.
L’émergence des logiciels d’analyse de données et d’audit
Les logiciels d’analyse de données existent depuis les années 1990, époque à laquelle les entrepôts de données – dépôts centraux de données provenant de sources multiples – sont devenus populaires. Mais les solutions d’analyse de données puissantes et spécifiques à la comptabilité n’ont émergé que plus tard. Les solutions logicielles d’analyse de données d’aujourd’hui, comme Analytics IA, permettent aux comptables et aux auditeurs d’examiner beaucoup plus de données que par le passé, découvrir plus d’erreurs et générer de meilleures prévisions.
Traditionnellement, lorsqu’ils sont confrontés à de grands ensembles de données, les comptables et les auditeurs se tournent vers des sondages pour analyser un sous-ensemble représentatif de l’ensemble des données. L’échantillonnage était un outil acceptable dans le passé car il n’y avait pas d’autres options pour traiter les grands ensembles de données. Mais ce n’est plus le cas. L’échantillonnage est moins efficace dans la comptabilité et l’audit d’aujourd’hui car il suppose que l’échantillon soit représentatif de l’ensemble des données, ce qui laisse de la place aux erreurs et aux inexactitudes.
Les solutions modernes d’analyse de données permettent aux professionnels d’examiner des ensembles complets de données en appliquant l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique (Machine Learning) à l’analyse des données. Elles effectuent automatiquement plusieurs types de tests sur des ensembles de transactions, détectent les anomalies et évaluent les risques. Elles sont également capables d’examiner des données provenant de plusieurs sources, ce qui permet aux cabinets de générer de nouvelles informations et de repérer des tendances cachées.
Un gain de temps non-négligeable
Par exemple, un auditeur examinant des factures de vente peut utiliser une solution d’analyse pour examiner toutes les données de vente actuelles et les comparer automatiquement aux données historiques ou aux données de vente disponibles de l’industrie en dehors de l’organisation. Cela permet non seulement de repérer plus facilement les anomalies, mais également de faire gagner du temps à l’auditeur qui peut alors se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Le gain de temps est important pour les auditeurs. Dans le rapport 2022 sur l’état des tendances de l’audit interne de Caseware, 31% des auditeurs interrogés considèrent la transition des processus manuels vers des flux de travail plus efficaces comme leur principal défi. Aussi, 27% d’entre eux déclarent que l’adoption de nouvelles technologies d’audit est leur plus grande préoccupation.
Pour 44 % de ces personnes interrogées, il est difficile de prouver la valeur de l’audit interne au conseil d’administration et au dirigeant, tandis que 27% déclarent devoir produire plus en moins de temps et moins de ressources. L’adoption de solutions modernes d’analyse de données et de logiciels d’audit peut aider à relever tous ces défis, car ils permettent aux auditeurs et aux comptables d’avoir une vision complète des contrôles, de la gouvernance et des processus de leur organisation. Ils peuvent ainsi se concentrer sur la formulation de recommandations stratégiques qui renforcent l’efficacité, rendent leur organisation plus compétitive et prouvent leur valeur aux conseils d’administration et aux dirigeants.
Le passage au logiciel cloud
Une autre évolution technologique majeure récente est la migration des logiciels sur site vers le cloud. Traditionnellement, les logiciels étaient installés soit sur les PC des comptables et des auditeurs, soit sur des serveurs appartenant à leurs organisations.
Aujourd’hui, cependant, de plus en plus de cabinets choisissent d’héberger leurs logiciels dans le cloud pour bénéficier d’une plus grande flexibilité, d’une réduction des coûts et d’une diminution des risques. Gartner a récemment prévu que plus de la moitié des dépenses informatiques des cabinets se déplaceront vers le cloud d’ici 2025, une évolution accélérée par la mise en œuvre de modèles de travail à distance en réponse à la pandémie de COVID-19.
La flexibilité est l’un des principaux avantages du cloud. Les comptables et les auditeurs peuvent accéder aux logiciels dont ils ont besoin depuis n’importe quel endroit, qu’ils soient chez eux, chez un client ou au bureau. Tout ce dont ils ont besoin, c’est d’une connexion Internet, d’un appareil compatible et de leurs informations de connexion sécurisées.
Les logiciels de comptabilité et d’audit basés sur le cloud simplifient les missions. Tous les documents, la facturation et les feuilles de temps peuvent être stockés dans un lieu unique où ils peuvent être facilement accessibles et mis à jour. Les portails en ligne rendent le partage des fichiers avec les clients plus simple et plus rapide, sans qu’il soit nécessaire de se rendre sur place ou de faire appel à un coursier pour les récupérer ou les déposer.
Ils favorisent également une meilleure collaboration avec les membres de l’équipe et les clients en créant un emplacement centralisé où chacun peut communiquer, vérifier les délais et voir les mises à jour des missions.
Simplifier la gestion et l’avancement des travaux
Le cloud simplifie également la maintenance et la gestion des logiciels. Dans une configuration traditionnelle sur site, l’équipe informatique de l’organisation doit gérer le matériel, les logiciels et leur exploitation ce qui est coûteux en temps et en investissements. Le passage au cloud permet aux cabinets de transformer leurs dépenses d’investissement en matériel et logiciels en charges d’exploitation. Les équipes informatiques disposent ainsi de plus de temps pour se concentrer sur l’élaboration de solutions numériques innovantes qui rendent les entreprises plus compétitives.
La passage à un logiciel cloud comme Caseware Cloud signifie que les organisations n’ont pas à se soucier de maintenir des sites de secours et des plans complexes de reprise après sinistre. Le cloud a une résilience intégrée, ce qui signifie que le logiciel sera disponible chaque fois que les auditeurs auront besoin d’y accéder.
Un autre aspect convaincant du cloud est qu’il ne s’agit pas nécessairement d’une solution “tout ou rien”. Les entreprises qui souhaitent conserver leur propre logiciel peuvent encore bénéficier de certains des avantages de flexibilité du travail dans le cloud en adoptant un environnement hybride, tel qu’avec la suite Caseware. Dans ce scénario, les auditeurs peuvent toujours accéder au logiciel qu’ils ont l’habitude d’utiliser sur leur ordinateur portable, mais leurs données seront également téléchargées dans le cloud. Cela leur permet de bénéficier de la collaboration améliorée et des capacités de gestion simplifiées du cloud.
Ce que le futur nous réserve
À mesure que les logiciels d’analyse de données deviennent plus puissants et que le cloud devient plus omniprésent, les cabinets qui ne transforment pas numériquement leurs opérations risquent de prendre du retard sur leurs concurrents. Ils sont moins efficaces, moins productifs et potentiellement moins sûrs.
Les solutions de comptabilité cloud telles que Caseware Cloud sont hébergées dans des Data Centers à la pointe de la technologie dotées de fonctionnalités de sécurité physique et informatique de pointe, ainsi que de sauvegardes et de cryptage quotidiens. Il y a beaucoup moins de risques qu’une faille de sécurité, qu’une demande d’informations passe entre les mailles du filet ou que des fichiers importants soient égarés.
Bien que les solutions logicielles continueront d’être au cœur de l’évolution des secteurs de la comptabilité et de l’audit, elles ne remplaceront pas les comptables qualifiés. Elles permettent aux cabinets de créer des pratiques comptables efficaces, axées sur les données, qui fournissent des résultats complets et précis plus rapidement que par le passé. Cela permet aux auditeurs et aux comptables de se concentrer sur la suggestion de conseils stratégiques avisés aux chefs d’entreprises, aux conseils d’administration et aux clients qu’ils soutiennent.
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Traduction de l’article de Caseware International de Mike Martin : Getting to the Cloud : A quick History of Accounting Software
