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Réduire les erreurs d’audit grâce aux bons outils

Réduire les erreurs d'audit grâce aux bons outils

Documents manquants, données incohérentes, contrôles internes défectueux… Voici quelques exemples de risques sur les processus d’audit.

Cela s’avère particulièrement vrai pour les équipes d’audit qui s’appuient sur des approches traditionnelles. Or, aujourd’hui, les logiciels d’audit modernes mettent tout en œuvre pour que ce type de problème appartienne au passé.

Passons en revue les risques associés à ces méthodes traditionnelles et comment un logiciel d’audit peut aider à les éliminer.

Les risques associés à l’audit sur papier ou tableurs

Si vous comptez toujours sur l’audit sur papier assisté de bureautique éventuellement, vous devez être attentifs aux risques suivants : 

        La marge d’erreur : produire et maintenir manuellement des métadonnées d’audit telles que les documents de travail présente un risque d’intégrité inhérent. Les commissaires au compte et leurs collaborateurs peuvent avoir besoin de traiter un volume élevé de données d’audit, ce qui peut créer une marge d’erreur.

        Une méthode coûteuse : les systèmes d’audit sur papier peuvent sembler moins chers à première vue, mais il existe un coût implicite qui les rend plus chers que les systèmes modernes basés sur le cloud. Le temps et les efforts consacrés à la détermination des actions préventives et à l’exécution des actions correctives en temps opportun peuvent parfois augmenter considérablement le coût de la conformité.

        Piste d’audit incomplète : un document négligé peut rendre la conformité difficile à prouver, ce qui peut potentiellement conduire à l’échec de l’audit. L’automatisation de votre flux de travail avec un logiciel d’audit peut éliminer le problème en garantissant que vous disposez d’une piste d’audit complète pour justifier vos conclusions.

        Problèmes de sécurité : les audits sur papier reposent sur des contrôles internes de l’entreprise. L’accès aux documents doit être limité. Toutefois, en cas d’échec du contrôle interne, les documents peuvent être falsifiés. Par conséquent, utiliser un outil d’audit numérique qui offre un cryptage fort pour protéger l’intégrité des documents est préférable.

Les avantages d’un logiciel d’audit

Maintenant que vous connaissez les risques associés à l’audit sur papier ou tableurs, voyons comment un logiciel d’audit peut vous aider à les atténuer et à optimiser votre processus d’audit global.

        Réduire les erreurs humaines : grâce au logiciel d’audit, les auditeurs n’ont pas à se soucier des erreurs humaines. L’outil élimine pratiquement le risque d’inexactitude arithmétique. En outre, les logiciels d’audit peuvent également aider les auditeurs à identifier les valeurs incorrectes à l’aide d’outils de big data et d’analyse de données. L’amélioration de la précision atténue le risque de détection et aide l’auditeur à s’assurer qu’aucune anomalie significative n’est oubliée.

        Améliorer l’efficacité opérationnelle : le logiciel d’audit supprime la duplication des efforts et fait gagner un temps considérable aux auditeurs. Les informations ne sont saisies qu’une fois et utilisées pour les besoins des travaux : conclusions, plan de mission, notes de synthèse. Avec une solution d’audit, vous aurez toutes les données dont vous avez besoin à portée de clic. Vous réduirez ainsi considérablement le temps nécessaire pour clôturer un audit, ce qui vous permettra de gagner en productivité.

        Éliminer les rapports ambigus : les opinions d’audit peuvent parfois être subjectives. En effet, ce qu’un membre de l’équipe considère comme un problème mineur peut sembler être un problème majeur pour un autre. Il est difficile de prendre position sur ce sujet lorsque le seul élément probant sont les notes manuscrites de quelqu’un. Cependant, lorsque vous utilisez un logiciel de d’audit, vous pourrez directement joindre des éléments probants à l’audit concerné. Cela élimine les spéculations ou les conjectures, car vous avez tout sous les yeux.

        Collecter plus d’informations : Le processus d’audit est limité dans le temps. Les équipes d’audit doivent souvent s’assurer que les exigences de conformité d’une entreprise sont respectées, ce qui implique de rassembler les documents pertinents dans un laps de temps relativement court. Cette contrainte de temps peut entraîner des erreurs et vous empêcher d’exercer correctement vos principales responsabilités. Cela se traduit souvent par un document manquant qui peut alors retarder la finalisation de l’audit. Pire encore, un document négligé peut entraîner une non-conformité et avoir des conséquences plus importantes encore qu’un retard. Un logiciel d’audit vous permet d’avoir une vue beaucoup plus complète des opérations de votre cabinet sans avoir à vous fier à des documents physiques. Au lieu de prendre des notes manuellement en fouillant dans une pile de papiers, les auditeurs peuvent enregistrer des notes sous toutes les formes : mémos vocaux, photos, scan,… et passer plus de temps à analyser les informations qu’à formaliser les travaux.

Travailler en équipe de manière collaborative : Les logiciels d’audit modernes permettent une synchronisation silencieuse des travaux de l’ensemble de l’équipe en tout lieu pour partager les informations et conserver une image permanente de l’avancement des travaux .

Ajouter de la valeur pour tous

Le développement de logiciels d’audit a fait de l’audit un processus beaucoup plus efficace. Il fait gagner du temps aux auditeurs, réduit les coûts opérationnels et réduit le travail manuel afin que votre équipe puisse se concentrer sur des tâches plus productives. La valeur des logiciels d’audit se répercute également sur vos clients sous la forme d’un service plus rapide et de meilleure qualité.

Caseware France propose une large gamme de solutions pour vous aider à améliorer votre processus d’audit. Découvrez comment elles peuvent dès aujourd’hui profiter à votre organisation. 

Traduction de l’article de Caseware International : Reduce Audit Errors With the Right Tools

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Trois façons d’améliorer la communication client avec un logiciel cloud

Trois façons d’améliorer la communication client avec un logiciel cloud

À mesure que l’apprentissage automatique (dit « Machine Learning » ) et l’intelligence artificielle continuent de se développer, les auditeurs et les comptables passeront de moins en moins de temps sur des tâches telles que les contrôles arithmétiques et autres pointages chronophages. Ils se tourneront de plus en plus vers l’offre de services de conseils afin de générer de la valeur pour leurs clients.

Un outil de communication client robuste permettra à votre cabinet d’améliorer l’expérience client et de bénéficier de tout le potentiel de la technologie. Vous pourrez ainsi offrir les meilleurs services et prendre de l’avance sur vos confrères.

Lorsque nous examinons les types de technologies qui façonnent l’avenir de la communication, il est clair qu’elles sont indéniablement basées sur le cloud.

« Si quelqu’un me demande ce qu’est le cloud computing, je leur explique que le cloud computing est une meilleure façon de gérer une entreprise », déclare Marc Benioff, PDG de Salesforce.

Dans un monde qui se numérise rapidement, vous avez besoin de rapidité et de précision pour répondre aux attentes des clients. La suite d’outils que vous offrez à vos clients contribue grandement à former une bonne première impression et rend votre client plus confiant quant à vos services.

En proposant à vos clients des solutions de communication basées sur le cloud, vous les aidez non seulement à réduire les processus de communication mais aussi les vôtres. Ils n’auront pas à parcourir leurs emails à la recherche d’un document ou à vous appeler à chaque fois qu’ils ont besoin d’informations.

Pour ce faire, découvrez ci-dessous les 3 façons dont un logiciel basé sur le cloud peut améliorer les processus de communication client de votre cabinet.

1. Gestion de la communication client à partir d’une interface unique

Si vous êtes un petit cabinet qui croît rapidement, vous savez déjà à quel point les communications avec les clients peuvent être difficiles par moment. En effet, une fois que votre clientèle s’est élargie, suivre la communication de chaque client et l’état des demandes ou des requêtes peut sembler vertigineux.

Les réponses tardives et les délais non respectés faute de disposer des bons documents donnent une mauvaise image de votre cabinet et réduit la confiance de vos clients dans vos services.

Se fier seulement à des suivis sur Excel ne suffiront plus. Vous avez besoin d’une technologie capable d’automatiser les tâches simples afin que vous puissiez consacrer plus de temps à l’analyse.

Imaginez : vous disposez d’un tableau de bord dans lequel vous pouvez communiquer avec tous les clients en temps réel, répondre à leurs requêtes et leur envoyer des demandes de documents ou d’informations. Ce tableau de bord vous donne un aperçu de votre avancement et de l’état actuel des requêtes de vos clients. Toutes vos communications avec les clients sont centralisées et automatisées.

L’automatisation permet un gain de temps considérable qui peut être réinvesti dans l’analyse de données. De plus, des échanges simplifiés font aussi gagner du temps à vos clients. En effet, l’accès à votre logiciel de communication basé sur le cloud supprime le besoin de mails, les problématiques de tailles de dossier ou de documents et d’interactions avec le support pour des demandes d’informations. En fin de compte, vos clients et vous-même serez plus efficaces dans la réalisation de vos projets.

2. L’efficacité combinée à la sécurité

Malgré l’agilité et l’efficacité des logiciels de communication client basés sur le cloud, certains auditeurs et experts-comptables s’appuient encore sur la communication traditionnelle sur papier. Cela entraîne souvent un retard de processus, en particulier avec les clients qui conservent leurs documents en format numérique.

Lorsque vous envoyez des documents physiques à des clients, ils perdront probablement du temps à les numériser. Pour éviter cela, vous pourriez rendre le processus plus efficace pour vous et vos clients en déployant un système de communication basé sur le cloud.

Pour de nombreux auditeurs et experts-comptables, les mails sont des incontournables lorsqu’il s’agit de partager des documents. Cependant, ils ne sont pas aussi sûrs que ce que vous pourriez le croire. En effet, les mails n’ont jamais été destinés à envoyer des données sensibles : ils ne sont donc pas suffisamment sécurisés.

Les plateformes de partage de fichiers telles que Google Drive et Dropbox offrent un environnement beaucoup plus sécurisé que les mails. Cependant, ces plateformes ne sont pas personnalisables et ne répondent donc pas aux besoins des cabinets. Vous pouvez bien sûr partager des fichiers mais vous ne pouvez pas intégrer ces espaces de partage à votre CRM, ni gérer correctement le suivi des documents liés aux clients.

Une solution logicielle de communication basée sur le cloud est similaire à une plateforme de partage de fichiers en ce sens qu’elle assure la sécurité des échanges. De plus, elle s’accompagne de quelques fonctionnalités remarquables. Par exemple, elle vous permet de faire des requêtes auprès de vos clients à partir de l’interface Caseware Working Papers. Votre logiciel de communication basé sur le cloud peut également être intégré à une suite logicielle pour offrir un portail complet d’engagement client.

A propos d’intégrations…

3. Intégration de la plateforme et modèles de requête

L’intégration transparente de différents outils logiciels facilite la collaboration entre les membres de votre équipe et vos clients. Vous n’aurez plus besoin de faire des aller-retours entre plusieurs outils pour exporter et importer des documents ou suivre l’état d’avancement d’une demande de document. Par exemple, l’intégration de Requête, un outil complémentaire de Caseware Audit, se déroule de manière transparente et permet d’importer des documents directement dans votre gestionnaire de documents. Supposons que vous ayez demandé quelques documents à un client. Après avoir envoyé vos demandes avec Requête, vous serez en mesure de les suivre et de voir combien de documents demandés ont été téléchargés par ce client.

Si vous avez besoin de discuter avec un client à propos d’une anomalie ou de demander des modifications, il est possible d’ajouter un commentaire directement sur votre requête. Une fois que vous disposez de tous les documents, vous pouvez les transférer par un clic dans votre gestionnaire de documents.

Cela dit, vous n’avez pas toujours besoin de documents. Parfois, vous avez seulement quelques questions à poser à vos clients. Par exemple, lorsque vous accueillez un nouveau client, vous aurez probablement quelques questions basiques à lui poser. Sans un logiciel adapté, vous perdrez beaucoup de temps à rassembler toutes ces informations à mesure que vous vous développerez.

Avec un logiciel de communication basé sur le cloud, vous pouvez standardiser les demandes d’informations à l’aide de modèles de requête. De nombreux modèles sont inclus par défait. Ceux-ci sont également personnalisables selon les besoins spécifiques des clients. Une fois que le client a complété les informations, vous pouvez importer les réponses dans votre dossier de mission.

Garder une longueur d’avance avec un logiciel de communication basé sur le cloud

Etablir de solides relations avec ses clients ne se limite pas à leur fournir un service de qualité. Pour développer des relations durables et obtenir de leur part des recommandations, vous devez instaurer un climat de confiance. Avoir les bons outils pour engager facilement la discussion et poursuivre les interactions, aide le client à se sentir plus confiant dans sa relation avec votre cabinet.

Les auditeurs et experts-comptables visionnaires misent sur l’innovation technologique afin d’optimiser leurs flux de travail. Les mails et les appels téléphoniques ont tendance à creuser les retards et à rendre difficile le suivi de vos interactions avec vos clients. Un logiciel de communication basé sur le cloud offre un ensemble complet d’outils qui permettent de libérer un grand nombre d’heures : votre équipe peut alors consacrer ce temps à interagir avec des clients.

Vous envisagez d’améliorer vos échanges-clients et processus internes ? Découvrez comment Caseware Cloud peut vous aider.

Traduction de l’article de Caseware International : 3 Ways Cloud Software Improves Client Communication

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    audit

    Caseware Audit France, une solution complète.

    Efficacité. Productivié. Respect des normes.

    Caseware Audit

    Les cabinets sont soumis à une pression accrue pour que le processus d’audit apporte une plus grande valeur ajoutée au client, tout en réduisant les coûts.

    La solution d’audit de CaseWare offre une approche simplifiée pour gérer et réaliser des audits sans en affecter la qualité. Combinée aux documents de travail, la solution d’audit CaseWare peut améliorer considérablement l’efficacité de vos missions d’assurance, d’analyse et de rapport.

    Avantages clés

    Audit Trail
    Suivi de l’audit

    Rassemblez toutes les feuilles de travail relatifs à la mission en un même endroit, ce qui vous permettra de constituer facilement votre piste d’audit.

    Effective Collaboration
    Collaboration efficace

    Permettre aux membres de l’équipe de collaborer efficacement sur un dossier de mission en temps réel, même s’ils se trouvent dans des lieux différents.

    Audit Visualization
    Visualisation de l’audit

    Afficher la vue d’ensemble de votre mission d’audit, y compris le travail restant à effectuer, en utilisant l’outil de visualisation de CaseWare, Constellation.

    Smarter Audit
    Un audit plus intelligent

    Adapter chaque audit à vos besoins et utilisez les tableaux de bord pour suivre le travail effectué et identifier les déficiences et les inefficacités de l’audit.

    Produits d’Audit

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