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5 raisons pour ne plus utiliser les mails pour la collaboration client

5 raisons pour ne plus utiliser les mails pour la collaboration client

Le courrier électronique était révolutionnaire, ultra-rapide par rapport aux autres méthodes de communication. Il aurait semblé être une merveille pour la collaboration de l’auditeur ou du comptable avec ses clients. Mais aujourd’hui, il existe de nombreuses options plus rapides, plus sûres et beaucoup plus faciles à gérer.

Donc, si vous savez mieux, pourquoi ne pas faire mieux ? Voici quelques raisons pour lesquelles les professionnels du chiffre ne devraient plus utiliser le courrier électronique pour la collaboration client.

Un bref historique de l’email

Internet n’a pas toujours été aussi répandu qu’actuellement. Au début des années 1980, la plupart des formes de communication impliquaient d’écrire des lettres ou d’appeler quelqu’un par téléphone.

L’idée d’envoyer un message instantanément à n’importe qui, n’importe où, depuis votre ordinateur, semblait futuriste. Néanmoins, elle est rapidement devenue courante, révolutionnant la communication dans les années 1990 et au début des années 2000.

Le courrier électronique a supprimé les barrières géographiques. Il était aussi rapide que la numérisation. Il était raisonnablement sécurisé, apparaissant dans votre boîte aux lettres en ligne et pouvant être supprimé une fois lu. À l’époque, il s’agissait simplement de la forme de communication la plus efficace pour que les comptables et les auditeurs puissent échanger avec leurs clients et que ces derniers répondent à leur rythme. 

Toutefois, c’est à présent une forme de communication numérique parmi tant d’autres. La messagerie instantanée, la communication in-app, les chats vidéo en ligne, etc. sont à portée de main. L’idée d’envoyer un email dans une boîte de réception numérique ne change tout simplement plus le monde. Ce n’est pas non plus l’option la plus efficace.

Les désavantages des emails dans la collaboration client

D’accord, l’email est peut-être un peu démodé maintenant. Mais pourquoi changer s’il vous a bien servi pendant des années ? 

En réalité, l’utilisation de l’email comme outil de collaboration avec le client est problématique. Elle a toujours posé des problèmes, mais il n’y avait pas de meilleures solutions à l’époque. Maintenant qu’il y en a, certains de ces problèmes sont plus flagrants.

  • La sécurité
    Nombreux sont ceux qui parmi nous ont déjà eu leur adresse mail piratée ou reçu un message d’un ami dont l’adresse mail l’avait été. Ces événements malheureux se produisent parce que, tout simplement, le mail n’est pas sécurisé. Les messages électroniques ne sont pas cryptés. Dès lors qu’un hacker parvient à découvrir votre mot de passe, il peut s’introduire dans votre messagerie et accéder à tous vos messages, voire commencer à envoyer lui-même des informations sensibles par courrier électronique.

     

    Les escroqueries par mail sont courantes, de même que les virus envoyés par courriel. La sécurité numérique en comptabilité est une nécessité absolue dans le monde actuel. Si vous souhaitez une forme de collaboration avec vos clients réellement sécurisée, une messagerie cryptée est généralement la meilleure solution.
  • La gestion des mails
    Lorsque vous partagez des fichiers avec des clients par email, les messages importants peuvent vite se retrouver perdus dans les nombreux autres mails reçus. Bien sûr, la plupart des serveurs de messagerie sont équipés de dossiers intégrés pour l’organisation des messages. Mais même dans ce cas, avec autant de dossiers, il peut être difficile de se souvenir de la destination d’un message et il arrive parfois de le classer dans le mauvais dossier.

    Le problème le plus répandu est celui du dossier spam. Il est intégré à presque tous les serveurs de messagerie et conçu pour intercepter les courriers indésirables. Le problème est que l’algorithme qui reconnaît les pourriels se trompe parfois. Si un client vous envoie un courrier pour la première fois ou inversement, l’email a de fortes chances de se retrouver dans le dossier spam. 

  • Les destinataires et l’historique
    Bien souvent le mail est adressé à une personne alors que toute l’équipe pourrait avoir besoin de l’information. Même si de nombreux destinataires ont été ajoutés, la confusion du ‘répondre’ ou ‘répondre à tous’ est assez fréquente ne permettant pas à tous d’avoir les dernières informations.

    De plus, la boite mail étant en général personnelle, les départs peuvent entraîner une perte de l’historique des échanges..

  • Données et analyses
    La communication avec les clients peut être une source importante de données et d’analyses. Les clients doivent envoyer des documents importants sur leurs finances et leurs affaires dont vous pourriez avoir besoin pour les aider avec les besoins de vos missions.

    Perdre ces informations à travers une grande quantité d’emails peut être plus que frustrant. Cela peut ralentir votre processus et entraîner un mauvais rapport avec le client. Encore une fois, c’est là qu’une option plus centralisée et organisée peut mieux vous servir, à vous et à vos clients.

  • Perte de temps
    Faire le tri des mails prend du temps. Surtout si vous devez passer en revue toutes les pièces jointes d’un courriel pour trouver le message pertinent dans un océan de messages provenant de tous les clients. De plus, il est fréquent que les serveurs de messagerie ne peuvent contenir qu’un nombre limité de mails. À un moment donné, vous devez commencer à supprimer des messages importants pour faire de la place à d’autres.

    Imaginez que toutes vos communications avec un client se trouvent dans un unique espace, y compris tous les documents. Vous pourriez aussi facilement passer d’une communication à l’autre. Heureusement, c’est plus qu’une simple idée. C’est tout à fait possible avec des plateformes Cloud telles que Requête

Rendre la collaboration par email obsolète

L’email a sa place dans l’histoire de la collaboration clients. Aujourd’hui, cependant, des options plus efficaces l’ont tout simplement rendu obsolète.

Requête est un outil qui fait partie de la suite Caseware, basé sur le cloud. Avec Requête, vous pouvez facilement communiquer avec les clients à partir d’un espace central crypté et offrir ainsi une sécurité optimisée.

Vous pouvez gérer les demandes des clients grâce à un suivi automatique et envoyer des mises à jour de l’état d’avancement de vos travaux en temps réel afin d’être toujours au courant. Conservez toutes vos communications client au même endroit et envoyez des messages individuels ou à tous vos clients en bloc. Permettez à toute l’équipe de suivre l’avancement des réponses.

Il est plus facile que jamais d’intégrer et de passer en revue les nouveaux documents des clients et de désigner automatiquement leur emplacement au sein de votre plateforme. De plus, le contenu est personnalisable, ce qui vous permet de répondre facilement aux besoins spécifiques de votre cabinet et de vos clients.

Souhaitez-vous savoir comment notre outil Requête peut vous aider à améliorer la communication avec vos clients ? Contactez-nous, et découvrez également toute la suite Caseware.  

Traduction de l’article de Caseware International : Why Accountants Shouldn’t Use Email for Client Collaboration

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Pourquoi ChatGPT ne révolutionnera pas les secteurs de la comptabilité et de l’audit

Pourquoi ChatGPT ne révolutionnera pas les secteurs de la comptabilité et de l’audit

ChatGPT a pris d’assaut internet et les médias. Il peut écrire des essais, des articles et de la poésie. Il peut coder. Il peut vous aider à trouver des idées pour la fête d’anniversaire de votre enfant de sept ans. Et, d’après ce que l’on a pu entendre, il va transformer toutes les professions, y compris celle de la comptabilité.

Mais comment les métiers du chiffre utiliseront-ils exactement ChatGPT ?

Les cas d’utilisation les plus fréquents sont pour des demandes générales  de renseignements qui remplacent les recherches Google du type « Peut-on amortir un terrain? ».

Cependant, pour des questions basiques liées à la comptabilité ou à l’audit, l’utilité de ChatGPT est actuellement limitée. Par exemple, si vous posez une question plus réaliste telle que « Pouvez-vous expliquer les aspects uniques de l’impôt sur les sociétés de l’État de Delaware (États-Unis) ? », une liste sera générée. Mais si vous posez ensuite une question comme « Quels sont les États où l’impôt sur les sociétés est inexistant pour les entreprises qui n’ont pas d’activité significative dans l’État ?” (un aspect qui figurait dans la liste générée précédemment), ChatGPT vous donne inexplicablement une liste d’autres États américains qui n’inclut pas celui de Delaware.

Il peut tout de même aider les services comptables, cabinets et entreprises à générer des modèles initiaux pour les messages électroniques professionnels simples, les articles et les demandes des clients. Par exemple, en formulant « Pouvez-vous rédiger une lettre de mission à l’attention de M. Dupont pour terminer sa mission d’audit 2022 ? », il fournit un point de départ avec des titres appropriés et un texte passe-partout.

D’autre part, il peut également aider à l’étude de marché des clients. Au lieu de vous fier aux recherches sur Google et de suivre manuellement de nombreux liens pour obtenir une évaluation précise du marché, vous pouvez simplement donner à ChatGPT des instructions telles que « Décrivez le secteur de la construction et la position de Skyscrapers Inc. sur ce marché » et recevoir un résumé utile et riche en contexte.

 

La propriété des données et la responsabilité

Pour les tâches comptables plus complexes, ChatGPT présente toutefois des inconvénients. Tout d’abord, il est certain qu’il peut se tromper, comme dans l’exemple des impôts ci-dessus, tout comme Bard (alias : Pied Piper), le concurrent de ChatGPT de Google. Ce n’est pas la fin du monde si une solution de traitement du langage naturel (NLP) comme ChatGPT ou Bard ne répond pas correctement à une question sur le télescope spatial James Webb par exemple. Mais c’est une toute autre affaire si elle génère une opinion d’audit erronée ou si elle est utilisée dans le cadre du processus qui aboutit à une opinion erronée.

La propriété des données est une autre question importante pour les professionnels de la comptabilité et de l’audit. En règle générale, les données sur lesquelles ces professionnels s’appuient appartiennent à leurs clients. Chaque client donne l’accès à ses données privées et sensibles. Le professionnel ajoutera des métadonnées ou des inférences sur les données, mais les données sous-jacentes restent la propriété du client.

Afin d’entraîner des modèles de Machine Learning comme celui sur lequel s’appuie ChatGPT, il est nécessaire d’agréger un grand nombre de données. Et pour construire des modèles prédictifs efficaces, seule une anonymisation mineure des données est possible. A ce jour, combien de clients donnent-ils ou sont-ils prêts à donner leur consentement pour que leurs données soient utilisées à des fins d’agrégation à grande échelle et de formation d’algorithmes par les fournisseurs internes et tiers de leur cabinet comptable ou par des systèmes logiciels ?

Le ChatGPT soulève également une série de questions en matière de responsabilité. Par exemple, à quoi ressemble le consentement éclairé des clients et de leurs cabinets professionnels pour permettre l’agrégation de données à des fins de formation de ChatGPT ? Qui détient la propriété intellectuelle des résultats de ChatGPT, lorsque tout ce sur quoi les résultats sont basés n’est pas sourcé ? Si ChatGPT extrait le code source d’une source sous licence, quelle est la responsabilité de l’entreprise qui exploite les résultats de ChatGPT ?

 

L’avenir de l’innovation dans la comptabilité et l’audit

Pour tout innovateur dans le domaine de la comptabilité et de l’audit, il est essentiel de comprendre les exigences rigoureuses de précision de la profession, l’importance de la confidentialité des clients et de la sécurité des données, et le rôle critique que les normes professionnelles jouent dans les processus de comptabilité et d’audit. C’est un principe que Caseware a toujours considéré comme fondamental dans le développement de ses solutions.

Par exemple, en 2017, nous avons sorti notre propre modèle de Machine Learning accessible au public. Il prédit la probabilité de futurs retraitements d’états financiers et une fourchette prévisionnelle d’ajustement d’indicateurs financiers clés en conséquence. Nous avons basé ce modèle prédictif sur tous les documents déposés à ce jour auprès de la SEC (Securities and Exchange Condition), l’autorité des marchés financiers des États-Unis, et sur tous les retraitements financiers ultérieurs enregistrés, en analysant les mesures de performance relatives du secteur, ainsi que le langage utilisé dans les états financiers et leur évolution au fil du temps.

Étonnamment, alors que de nombreux facteurs prédictifs ont été identifiés, il s’est avéré que la corrélation la plus élevée pour les retraitements était le nom des administrateurs de la société, plutôt que le contenu des déclarations ou la langue utilisée. Nous avons proposé ce service d’information publique gratuit, plutôt qu’un produit, parce que nous comprenons que les comptables professionnels et les auditeurs demandent des exigences de précision plus strictes que celles que nous sommes en mesure de fournir avec ce type d’offre.

Les produits que nous mettons sur le marché aident les comptables et les auditeurs à travailler plus efficacement et à améliorer les activités de leurs clients en leur fournissant de nouvelles informations basées sur des données précises et réelles. Nos solutions s’appuient sur des certifications de sécurité reconnues par l’industrie et comprennent des contrôles qui garantissent que les données des clients ne peuvent être consultées que par les collaborateurs qui en ont besoin.

 

La voie à suivre pour le NLP

Quel est donc l’avenir des solutions de traitement naturel du langage (NLP) telles que ChatGPT dans le secteur de la comptabilité et de l’audit? 

Tout d’abord, nous pensons que les clients des comptables et des auditeurs doivent être informés de la valeur de l’entraînement des modèles de Machine Learning sur des ensembles de données agrégées, ainsi que de l’importance de fournir un consentement éclairé au client en ce qui concerne l’utilisation de ses données. En permettant la création de modèles à grande échelle, les algorithmes prédictifs seront en mesure de détecter automatiquement tous les types d’erreurs dans des ensembles de données complets, ce qui permettra d’obtenir des avis d’audit de meilleure qualité à moindre coût. En outre, les clients pourraient bénéficier d’une analyse comparative perspicace par rapport à l’ensemble des données sur un nombre beaucoup plus important d’aspects de leur activité qu’il n’est actuellement possible de le faire.

Ensuite, nous pensons que les grandes entreprises commenceront à s’appuyer sur des partenaires comme Caseware pour héberger les données et gérer le cycle de vie des modèles de Machine Learning pour leurs ensembles de données entièrement gérés au profit de leurs clients informés. 

Enfin, nous voyons que le marché plus large de la comptabilité et de l’audit tire parti des modèles au fur et à mesure de leur maturation et du développement de marchés pour que ces modèles soient utilisés de manière appropriée en vue de s’étendre à l’échelle mondiale.

Vous vous demandez sûrement : Si ce n’est déjà fait, quand allez-vous commencer à tirer parti de cette technologie d’avenir ?

Matt Baxter est le directeur technique de Caseware. Il a une grande expérience en tant que responsable technologique dans de nombreux secteurs d’activité. Matt soutient les équipes technologiques de Caseware dans le monde entier avec pour objectif d’aider tous les membres de l’équipe à atteindre leur plein potentiel et de construire des produits qui apporte une différence significative dans leur utilisation au quotidien.

 

Traduction de l’article de Caseware International : Why ChatGPT Won’t Revolutionize Accounting and Assurance , écrit par Matt Baxter

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Caseware Audit France, une solution complète.

Efficacité. Productivié. Respect des normes.

Caseware Audit

Les cabinets sont soumis à une pression accrue pour que le processus d’audit apporte une plus grande valeur ajoutée au client, tout en réduisant les coûts.

La solution d’audit de CaseWare offre une approche simplifiée pour gérer et réaliser des audits sans en affecter la qualité. Combinée aux documents de travail, la solution d’audit CaseWare peut améliorer considérablement l’efficacité de vos missions d’assurance, d’analyse et de rapport.

Avantages clés

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Suivi de l’audit

Rassemblez toutes les feuilles de travail relatifs à la mission en un même endroit, ce qui vous permettra de constituer facilement votre piste d’audit.

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Collaboration efficace

Permettre aux membres de l’équipe de collaborer efficacement sur un dossier de mission en temps réel, même s’ils se trouvent dans des lieux différents.

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Visualisation de l’audit

Afficher la vue d’ensemble de votre mission d’audit, y compris le travail restant à effectuer, en utilisant l’outil de visualisation de CaseWare, Constellation.

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Un audit plus intelligent

Adapter chaque audit à vos besoins et utilisez les tableaux de bord pour suivre le travail effectué et identifier les déficiences et les inefficacités de l’audit.

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