Documents manquants, données incohérentes, contrôles internes défectueux… Voici quelques exemples de risques sur les processus d’audit.
Cela s’avère particulièrement vrai pour les équipes d’audit qui s’appuient sur des approches traditionnelles. Or, aujourd’hui, les logiciels d’audit modernes mettent tout en œuvre pour que ce type de problème appartienne au passé.
Passons en revue les risques associés à ces méthodes traditionnelles et comment un logiciel d’audit peut aider à les éliminer.
Si vous comptez toujours sur l’audit sur papier assisté de bureautique éventuellement, vous devez être attentifs aux risques suivants :
– La marge d’erreur : produire et maintenir manuellement des métadonnées d’audit telles que les documents de travail présente un risque d’intégrité inhérent. Les commissaires au compte et leurs collaborateurs peuvent avoir besoin de traiter un volume élevé de données d’audit, ce qui peut créer une marge d’erreur.
– Une méthode coûteuse : les systèmes d’audit sur papier peuvent sembler moins chers à première vue, mais il existe un coût implicite qui les rend plus chers que les systèmes modernes basés sur le cloud. Le temps et les efforts consacrés à la détermination des actions préventives et à l’exécution des actions correctives en temps opportun peuvent parfois augmenter considérablement le coût de la conformité.
– Piste d’audit incomplète : un document négligé peut rendre la conformité difficile à prouver, ce qui peut potentiellement conduire à l’échec de l’audit. L’automatisation de votre flux de travail avec un logiciel d’audit peut éliminer le problème en garantissant que vous disposez d’une piste d’audit complète pour justifier vos conclusions.
– Problèmes de sécurité : les audits sur papier reposent sur des contrôles internes de l’entreprise. L’accès aux documents doit être limité. Toutefois, en cas d’échec du contrôle interne, les documents peuvent être falsifiés. Par conséquent, utiliser un outil d’audit numérique qui offre un cryptage fort pour protéger l’intégrité des documents est préférable.
Maintenant que vous connaissez les risques associés à l’audit sur papier ou tableurs, voyons comment un logiciel d’audit peut vous aider à les atténuer et à optimiser votre processus d’audit global.
– Réduire les erreurs humaines : grâce au logiciel d’audit, les auditeurs n’ont pas à se soucier des erreurs humaines. L’outil élimine pratiquement le risque d’inexactitude arithmétique. En outre, les logiciels d’audit peuvent également aider les auditeurs à identifier les valeurs incorrectes à l’aide d’outils de big data et d’analyse de données. L’amélioration de la précision atténue le risque de détection et aide l’auditeur à s’assurer qu’aucune anomalie significative n’est oubliée.
– Améliorer l’efficacité opérationnelle : le logiciel d’audit supprime la duplication des efforts et fait gagner un temps considérable aux auditeurs. Les informations ne sont saisies qu’une fois et utilisées pour les besoins des travaux : conclusions, plan de mission, notes de synthèse. Avec une solution d’audit, vous aurez toutes les données dont vous avez besoin à portée de clic. Vous réduirez ainsi considérablement le temps nécessaire pour clôturer un audit, ce qui vous permettra de gagner en productivité.
– Éliminer les rapports ambigus : les opinions d’audit peuvent parfois être subjectives. En effet, ce qu’un membre de l’équipe considère comme un problème mineur peut sembler être un problème majeur pour un autre. Il est difficile de prendre position sur ce sujet lorsque le seul élément probant sont les notes manuscrites de quelqu’un. Cependant, lorsque vous utilisez un logiciel de d’audit, vous pourrez directement joindre des éléments probants à l’audit concerné. Cela élimine les spéculations ou les conjectures, car vous avez tout sous les yeux.
– Collecter plus d’informations : Le processus d’audit est limité dans le temps. Les équipes d’audit doivent souvent s’assurer que les exigences de conformité d’une entreprise sont respectées, ce qui implique de rassembler les documents pertinents dans un laps de temps relativement court. Cette contrainte de temps peut entraîner des erreurs et vous empêcher d’exercer correctement vos principales responsabilités. Cela se traduit souvent par un document manquant qui peut alors retarder la finalisation de l’audit. Pire encore, un document négligé peut entraîner une non-conformité et avoir des conséquences plus importantes encore qu’un retard. Un logiciel d’audit vous permet d’avoir une vue beaucoup plus complète des opérations de votre cabinet sans avoir à vous fier à des documents physiques. Au lieu de prendre des notes manuellement en fouillant dans une pile de papiers, les auditeurs peuvent enregistrer des notes sous toutes les formes : mémos vocaux, photos, scan,… et passer plus de temps à analyser les informations qu’à formaliser les travaux.
– Travailler en équipe de manière collaborative : Les logiciels d’audit modernes permettent une synchronisation silencieuse des travaux de l’ensemble de l’équipe en tout lieu pour partager les informations et conserver une image permanente de l’avancement des travaux .
Le développement de logiciels d’audit a fait de l’audit un processus beaucoup plus efficace. Il fait gagner du temps aux auditeurs, réduit les coûts opérationnels et réduit le travail manuel afin que votre équipe puisse se concentrer sur des tâches plus productives. La valeur des logiciels d’audit se répercute également sur vos clients sous la forme d’un service plus rapide et de meilleure qualité.
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Traduction de l’article de Caseware International : Reduce Audit Errors With the Right Tools
