Le courrier électronique était révolutionnaire, ultra-rapide par rapport aux autres méthodes de communication. Il aurait semblé être une merveille pour la collaboration de l’auditeur ou du comptable avec ses clients. Mais aujourd’hui, il existe de nombreuses options plus rapides, plus sûres et beaucoup plus faciles à gérer.

Donc, si vous savez mieux, pourquoi ne pas faire mieux ? Voici quelques raisons pour lesquelles les professionnels du chiffre ne devraient plus utiliser le courrier électronique pour la collaboration client.

Un bref historique de l’email

Internet n’a pas toujours été aussi répandu qu’actuellement. Au début des années 1980, la plupart des formes de communication impliquaient d’écrire des lettres ou d’appeler quelqu’un par téléphone.

L’idée d’envoyer un message instantanément à n’importe qui, n’importe où, depuis votre ordinateur, semblait futuriste. Néanmoins, elle est rapidement devenue courante, révolutionnant la communication dans les années 1990 et au début des années 2000.

Le courrier électronique a supprimé les barrières géographiques. Il était aussi rapide que la numérisation. Il était raisonnablement sécurisé, apparaissant dans votre boîte aux lettres en ligne et pouvant être supprimé une fois lu. À l’époque, il s’agissait simplement de la forme de communication la plus efficace pour que les comptables et les auditeurs puissent échanger avec leurs clients et que ces derniers répondent à leur rythme. 

Toutefois, c’est à présent une forme de communication numérique parmi tant d’autres. La messagerie instantanée, la communication in-app, les chats vidéo en ligne, etc. sont à portée de main. L’idée d’envoyer un email dans une boîte de réception numérique ne change tout simplement plus le monde. Ce n’est pas non plus l’option la plus efficace.

Les désavantages des emails dans la collaboration client

D’accord, l’email est peut-être un peu démodé maintenant. Mais pourquoi changer s’il vous a bien servi pendant des années ? 

En réalité, l’utilisation de l’email comme outil de collaboration avec le client est problématique. Elle a toujours posé des problèmes, mais il n’y avait pas de meilleures solutions à l’époque. Maintenant qu’il y en a, certains de ces problèmes sont plus flagrants.

• La sécurité
  Nombreux sont ceux qui parmi nous ont déjà eu leur adresse mail piratée ou reçu un message d’un ami dont l’adresse mail l’avait été. Ces événements malheureux se produisent parce que, tout simplement, le mail n’est pas sécurisé. Les messages électroniques ne sont pas cryptés. Dès lors qu’un hacker parvient à découvrir votre mot de passe, il peut s’introduire dans votre messagerie et accéder à tous vos messages, voire commencer à envoyer lui-même des informations sensibles par courrier électronique.

   

  Les escroqueries par mail sont courantes, de même que les virus envoyés par courriel. La sécurité numérique en comptabilité est une nécessité absolue dans le monde actuel. Si vous souhaitez une forme de collaboration avec vos clients réellement sécurisée, une messagerie cryptée est généralement la meilleure solution.
• La gestion des mails
  Lorsque vous partagez des fichiers avec des clients par email, les messages importants peuvent vite se retrouver perdus dans les nombreux autres mails reçus. Bien sûr, la plupart des serveurs de messagerie sont équipés de dossiers intégrés pour l’organisation des messages. Mais même dans ce cas, avec autant de dossiers, il peut être difficile de se souvenir de la destination d’un message et il arrive parfois de le classer dans le mauvais dossier.

  Le problème le plus répandu est celui du dossier spam. Il est intégré à presque tous les serveurs de messagerie et conçu pour intercepter les courriers indésirables. Le problème est que l’algorithme qui reconnaît les pourriels se trompe parfois. Si un client vous envoie un courrier pour la première fois ou inversement, l’email a de fortes chances de se retrouver dans le dossier spam. 

• Les destinataires et l’historique
  Bien souvent le mail est adressé à une personne alors que toute l’équipe pourrait avoir besoin de l’information. Même si de nombreux destinataires ont été ajoutés, la confusion du ‘répondre’ ou ‘répondre à tous’ est assez fréquente ne permettant pas à tous d’avoir les dernières informations.

  De plus, la boite mail étant en général personnelle, les départs peuvent entraîner une perte de l’historique des échanges..

• Données et analyses
  La communication avec les clients peut être une source importante de données et d’analyses. Les clients doivent envoyer des documents importants sur leurs finances et leurs affaires dont vous pourriez avoir besoin pour les aider avec les besoins de vos missions.

  Perdre ces informations à travers une grande quantité d’emails peut être plus que frustrant. Cela peut ralentir votre processus et entraîner un mauvais rapport avec le client. Encore une fois, c’est là qu’une option plus centralisée et organisée peut mieux vous servir, à vous et à vos clients.

• Perte de temps
  Faire le tri des mails prend du temps. Surtout si vous devez passer en revue toutes les pièces jointes d’un courriel pour trouver le message pertinent dans un océan de messages provenant de tous les clients. De plus, il est fréquent que les serveurs de messagerie ne peuvent contenir qu’un nombre limité de mails. À un moment donné, vous devez commencer à supprimer des messages importants pour faire de la place à d’autres.

  Imaginez que toutes vos communications avec un client se trouvent dans un unique espace, y compris tous les documents. Vous pourriez aussi facilement passer d’une communication à l’autre. Heureusement, c’est plus qu’une simple idée. C’est tout à fait possible avec des plateformes Cloud telles que Requête. 

Rendre la collaboration par email obsolète

L’email a sa place dans l’histoire de la collaboration clients. Aujourd’hui, cependant, des options plus efficaces l’ont tout simplement rendu obsolète.

Requête est un outil qui fait partie de la suite Caseware, basé sur le cloud. Avec Requête, vous pouvez facilement communiquer avec les clients à partir d’un espace central crypté et offrir ainsi une sécurité optimisée.

Vous pouvez gérer les demandes des clients grâce à un suivi automatique et envoyer des mises à jour de l’état d’avancement de vos travaux en temps réel afin d’être toujours au courant. Conservez toutes vos communications client au même endroit et envoyez des messages individuels ou à tous vos clients en bloc. Permettez à toute l’équipe de suivre l’avancement des réponses.

Il est plus facile que jamais d’intégrer et de passer en revue les nouveaux documents des clients et de désigner automatiquement leur emplacement au sein de votre plateforme. De plus, le contenu est personnalisable, ce qui vous permet de répondre facilement aux besoins spécifiques de votre cabinet et de vos clients.

Souhaitez-vous savoir comment notre outil Requête peut vous aider à améliorer la communication avec vos clients ? Contactez-nous, et découvrez également toute la suite Caseware.  

Traduction de l’article de Caseware International : Why Accountants Shouldn’t Use Email for Client Collaboration